Direction informatique invite, à chaque parution, un chroniqueur qui traite d’un thème lié aux technologies de l’information en entreprise. Pour cette édition, Julie Lachaine, consultante chez DexterIT, traite de la gestion du changement.Depuis les dernières années, la gestion du changement est devenue une pratique essentielle et complémentaire aux activités de gestion de projets. Dans le cadre de transformations et d’implantations technologiques, plusieurs éléments clés doivent être considérés afin de s’assurer que les employés adopteront la nouvelle solution.
Quand on parle de gestion du changement, on fait souvent référence aux activités suivantes : trouver un parrain pour le projet, comprendre les différentes parties prenantes, identifier les impacts organisationnels, communiquer efficacement, former les employés, etc.
Au-delà de ces principes de base, il existe d’autres aspects « humains » importants à considérer dans le cadre de vos projets.
En voici quelques-uns supplémentaires basés sur les dernières analyses de Prosci, leader en matière de recherches sur la gestion du changement. Ces recommandations
ont été présentées lors d’une série de conférences organisées par The Association of Change Management Professionals (ACMP) à Las Vegas au mois d’avril dernier. Plus de 800 professionnels en gestion du changement y étaient présents afin de partager les meilleures pratiques de ce domaine.
1. Utilisez des tactiques claires afin que votre parrain soit actif et visible
Le contributeur le plus important au succès de votre projet est sans aucun doute le parrain. Ce dernier se doit d’être actif et visible auprès des employés. Être un parrain n’est pas seulement un titre, cela nécessite d’être impliqué!
En tant que gestionnaire de projets ou professionnel de la gestion du changement, il est de votre responsabilité d’informer et de coacher le parrain sur son rôle pour gérer le changement. On ne peut assumer que ce dernier sait comment faire progresser l’acceptation du changement! Fournissez-lui carrément des notes détaillées avec les messages clés à véhiculer et les moments où présenter ces messages (c.-à-d. : la réunion mensuelle de l’équipe, l’appel hebdomadaire des ventes, la rencontre trimestrielle du siège social, etc.).
2. Allouez un budget et des ressources pour les activités de gestion du changement
Les recherches de Prosci ont démontré que lorsqu’on retrouve une ressource dédiée aux activités de gestion du changement, le succès de ces activités tend à augmenter de façon significative.
Sans ressource dédiée, on remarque que les activités de gestion du changement sont négligées, qu’il existe un manque de coordination et de sens des responsabilités.
Sécuriser des ressources pour la gestion du changement peut être une tâche difficile si votre organisation ne l’a pas fait par le passé pour d’autres projets. Rappelez-vous qu’une gestion de changement efficace passe par un professionnel en gestion du changement présent et dédié. Le budget et les ressources doivent donc être considérés en début de projet.
3. Portez une attention particulière à communiquer le « Pourquoi »?
Il faut communiquer, mais quoi exactement? Prosci a identifié qu’il est inutile de mettre l’accent sur l’avancement du projet et les statuts. Ces deux items devraient être réservés aux parties prenantes qui gravitent autour des activités de gestion de projets seulement. Les utilisateurs du nouveau système, eux, n’ont pas besoin de savoir ces détails! Mettez plutôt l’emphase sur les bénéfices et les raisons qu’amène le changement.
Expliquez pourquoi on fait les choses. Pourquoi faut-il changer? Pourquoi maintenant? En gros, ne retenez qu’un seul mot : POURQUOI!
Parlez des objectifs clairement et honnêtement avec vos employés. Par exemple, la nouvelle technologie peut réduire les efforts manuels de retranscription sur papier, améliorer le processus de prise de commandes, réduire le temps passé à fouiller dans les filières, etc. Si la technologie apporte certains aspects négatifs, n’oubliez pas d’être transparent et de les mentionner. Que les nouvelles soient positives ou négatives, rappelez-vous qu’il est primordial de communiquer!
C’est dans l’ignorance que se développent souvent les machines à rumeurs et les formes de résistance.
4. Une idée si votre organisation vit une saturation de changements
Lorsque l’on a demandé aux participants de l’étude « que fait votre organisation pour éviter une saturation de changements? ».
Ils ont répondu en majorité : « rien! ».
Étant donné la constante évolution de la technologie et les pressions extérieures à améliorer l’efficacité des organisations, les employés ont parfois de la difficulté à suivre la parade. Rien d’étonnant! Au même titre que le portfolio ou portefeuille de projets, n’hésitez pas à documenter dans un fichier Excel l’ensemble des changements qui arrivent dans votre organisation.
Le fait de les voir sur papier permettra d’assurer une autre perspective et surtout, cela aidera à prioriser les différentes initiatives. Offrez de la flexibilité au niveau des délais de livraison et voyez s’il est possible de jumeler, rassembler ou abandonner certaines activités.
