Par l’adoption d’un système de gestion intégrée des documents électroniques, la municipalité de la Montérégie évitera l’impression de plus d’un million de feuilles par année pour le greffe et le conseil municipal. L’approche sera étendue aux autres services municipaux.
Le 18 novembre 2008, le conseil municipal de Salaberry-de-Valleyfield a tenu une première séance dont les informations et les données requises ont été traitées et gérées de bout en bout sur des documents électroniques, au lieu de recourir aux impressions et aux notes sur papier.
Cet événement a constitué une nouvelle étape pour la ville montérégienne dans l’utilisation d’un système de gestion intégré des documents électroniques qui a été développé au cours des deux dernières années en collaboration avec le fournisseur Irosoft.
Jacques Lemieux, le directeur des finances et de l’informatique à la Ville de Salaberry-de-Valleyfield, explique que le projet émane d’un désir d’extraction des données contenues dans des logiciels de comptabilité afin qu’elles soient transposées dans des bases de données dans un format qui assurerait une pérennité à l’information. Également, une grande quantité de documents étaient stockés sur des serveurs sans une véritable gestion du cycle de vie.
Au terme d’une réflexion, la municipalité a opté pour la création d’un entrepôt de données, afin de conserver l’information de façon structurée, en appliquant des règles de sécurité pour encadrer la diffusion de l’information. D’autre part, Salaberry-de-Valleyfield a privilégié l’archivage de documents en format électronique, pour résoudre une contrainte d’espace pour la conservation de documents en format papier.
De fil en aiguille, en ajoutant une considération environnementale, l’initiative a évolué vers un projet de gestion de documents sans papier, d’où l’implantation d’un conseil municipal sans papier.
Toutefois, M. Lemieux souligne que l’approche privilégiée par sa municipalité est plus étendue que celle qui est employée dans plusieurs autres réunions ayant recours aux documents électroniques.
« De ce que je connais des compagnies qui font des conseils sans papier, dans le fond, [le processus en] arrière-boutique est fait traditionnellement sur papier et au lieu de faire des photocopies pour les membres du conseil, ils balaient les documents pour les rendre disponibles sur un site Internet, indique-t-il. [Dans notre cas], les documents sont générés, transférés, annotés, corrigés et même signés électroniquement dans le système pour être ensuite acheminés au conseil et être archivés sans qu’on ait à les imprimer. Et on parle ici des documents officiels. »
Étendue et multiplication
M. Lemieux explique que les conseillers et le personnel, hormis quelques réticences initiales, ont collaboré de bon gré au projet. Chacun s’est vu remettre un ordinateur portable et une procédure à exécuter à partir de l’intranet de la ville ou à partir d’Internet lorsqu’ils sont à la maison, pour consulter des documents contenus dans la base de données.
« Ces ordinateurs sont utilisés lors des caucus et des comités de travail, mais pas lors des conseils, parce qu’ils n’ont pas le temps de changer les documents durant les débats. Ils consultent des écrans alors qu’un opérateur – le greffier – affiche les documents dans l’ordre requis et prend des notes qu’ils peuvent voir être ajoutées », précise-t-il
Si la municipalité envisage d’économiser l’impression d’un million de feuilles par année grâce au recours à la gestion intégrée des documents électroniques pour le greffe et les séances du conseil, M. Lemieux a des visées qui pourraient entraîner davantage d’économies.
« Nous allons maintenant vers les autres services. Comme les tests sont concluants et que le gabarit de base est monté, à partir de janvier 2009 toutes nos réunions se tiendront électroniquement. Nous imprimons des tonnes de papier – je suis à terminer le processus budgétaire, si vous voyiez la tonne de papier que ça prend! L’année prochaine, il n’y aura pas de papier », indique-t-il.
« Toute la gestion interne de la ville devra se faire électroniquement le plus possible – on ne peut éliminer le papier à 100 %. [Éventuellement], je ne veux plus recevoir les devis de soumission des fournisseurs en papier. Nous ferons donc un déploiement dans tous les services, comme le service récréatif, les travaux publics, etc. pour les habituer à gérer les documents électroniques. Nous ajouterons des équipements pour qu’ils puissent accéder à cette information, mais cela coûtera moins cher que gérer du papier. Ce million de feuilles [économisées] se multipliera dans le temps. Cela apporte en plus une belle connotation environnementale. »
Les économies que procurera la gestion intégrée des documents électroniques se remarqueront en termes d’argent, mais aussi en termes d’espace et de temps. « Il nous aurait fallu construire des voûtes pour les documents d’archives, qu’on doit conserver à vie. Les secrétaires doivent placer des documents dans des classeurs et faire de l’élagage lorsqu’ils sont expirés », explique M. Lemieux.
« Dorénavant, une secrétaire recevra un message électronique qui dira que tel document devrait être détruit. Avant, elle passait des semaines dans la voûte pour consulter chaque dossier. Imaginez le temps-personne que nous allons sauver! », conclut-il.
Jean-François Ferland est journaliste au magazine Direction informatique.
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