Recyc-Québec a créé un portail Internet à l’intention des intervenants municipaux afin de faciliter la mise en oeuvre de la Politique de gestion des matières résiduelles du gouvernement du Québec. Analyse des défis d’une réalisation plus complexe qu’il n’y paraît.
La Société québécoise de récupération et de recyclage, plus communément appelée Recyc-Québec, est l’organisme responsable de l’administration et de la mise en oeuvre de la Politique québécoise de gestion des matières résiduelles. Son action vise plus spécifiquement à faire en sorte que moins de matières résiduelles soient générées et que moins de matières récupérables finissent dans les sites d’enfouissement, de concert avec les organisations impliquées dans la collecte et la récupération des matières résiduelles, dont les municipalités québécoises, les municipalités régionales de comté (MRC) et les régies intermunicipales.
La rétribution de ces organisations fait partie de la Politique et Recyc-Québec a aussi à gérer cet aspect de sa mise en application. Mais pour calculer le montant qui devra être versé aux organisations en question, Recyc-Québec doit colliger et traiter une grande quantité d’informations fournies par ces mêmes organisations. Jusqu’à présent, ces informations étaient saisies dans un fichier Excel, puis traitées en utilisant une application développée à cette fin. Le processus était très fastidieux, considérant qu’il y avait au total 77 fiches à compléter, totalisant 2 800 champs d’information.
Puis en 2007, Recyc-Québec a décidé d’opter pour les technologies Web et de se doter d’un portail qui servira à la collecte de cette information. Baptisé GMR (pour Gestion des Matières Résiduelles), le portail, qui devrait être opérationnel en avril prochain, alors que la phase I du projet sera complétée, servira donc à établir les coûts nets de la collecte sélective pour chacune des municipalités et à calculer les compensations qui leur seront ensuite versées en vertu du régime de compensation et des critères de distribution qui ont été négociés entre les parties.
« Le portail va servir à recueillir des données sur l’ensemble des matières résiduelles, donc autant les matières de la collecte sélective – papier, carton, verre, plastique et métal – que les matières organiques, les résidus domestiques dangereux et les encombrants, comme les meubles et les électroménagers, explique Denise Auger, directrice, soutien aux organismes municipaux et aux entreprises, chez Recyc-Québec. Et comme les municipalités peuvent déléguer les activités de collecte sélective à une MRC ou créer une Régie intermunicipale pour le faire, c’est l’organisme qui détient la compétence qui doit remplir le questionnaire une fois par année. […] Avec le fichier Excel, qui faisait au moins 102 pages, les organisations pouvaient voir les fiches qui ne les concernaient pas, alors qu’avec le portail elles ne voient que les questions qui les concernent. »
Le portail permettra aussi de calculer des indicateurs de performance. « Ça permet d’avoir des statistiques sur les municipalités qui sont les plus performantes, pour savoir lesquelles collectent le plus de matières, quel est leur taux de récupération, etc., précise Denise Auger. […] On peut noter dans notre bulletin d’information les municipalités qui sont les plus performantes. Il y a moyen de récompenser les municipalités qui sont les plus performantes; il y a un incitatif, sans oublier que la Politique dit que les municipalités doivent récupérer 60 % des matières recyclables. Ça va permettre aux municipalités de se comparer entre elles. On va aussi pouvoir archiver cette information et éventuellement développer un tableau de bord qui va permettre de visualiser l’évolution de la situation. »
Sécurité et contrôle
Les organisations municipales auront accès à la portion du portail servant à la collecte des données, mais n’auront pas accès à l’application qui calcule les compensations. Recyc-Québec a fait ce choix pour des raisons de sécurité. « Les contrats au niveau des municipalités sont de nature publique, mais pas l’information concernant les paiements, résume Jocelyn Husson, coordonnateur de l’informatique chez Recyc-Québec. Cette information est sensible et est gérée par un autre système. »
Le développement du portail, incluant sa conception, sa programmation, sa mise à l’essai et son déploiement, a été confié à la firme montréalaise Fusepoint qui propose aussi des services d’hébergement sécuritaire d’infrastructure, d’applications et de données. Fusepoint étant un partenaire Gold de Microsoft, le portail a été développé en .Net à partir d’un cadre applicatif mis au point par Fusepoint, alors qu’il sera exploité sur une plate-forme Windows Server 2003.
En dépit de l’expertise dont dispose Fusepoint au niveau des services d’hébergement, Recyc-Québec préfère héberger lui-même son portail. « Ils nous ont offert l’hébergement du portail, mais comme nous avons assez de capacité au niveau de nos serveurs, nous avons refusé », explique Denise Auger.
« On ne recherchait pas une firme qui faisait de l’hébergement, parce que nous possédons déjà l’infrastructure qui a été mise en place pour nos autres applications Web, ajoute Jocelyn Husson. C’est une décision corporative : toutes nos applications Web sont hébergées chez nous, pour des mesures de sécurité et de contrôle, et nous avons des environnements de tests. Donc, nous avons des processus pour aller en production qu’on doit respecter […], sans compter que le portail sert à faire les paiements et génère des écritures comptables, donc c’était vraiment important pour nous que ça reste à l’interne. »
L’attribution des compétences
Le portail a recours à des formulaires dynamiques. Bien que la programmation des formulaires ne soit pas une sinécure, le coeur de la difficulté qu’offrait le projet se situait au niveau de l’établissement des procédures de saisie et de traitement de l’information, lesquelles font intervenir des notions de compétences et de départage de compétences. Et c’est cette difficulté qui explique la durée somme toute importante – deux ans – de la phase I du projet.
« Comme il est possible d’établir des compétences partagées entre plusieurs organismes, l’attribution des compétences est un processus complexe, soutient Denise Auger. Par exemple, une municipalité peut décider que c’est elle qui fait la collecte et le transfert des matières, mais que leur gestion est confiée à une MRC ou à une Régie intermunicipale qui a un centre de tri. Chacun des organismes doit alors pouvoir entrer sa portion de coût dans le portail et n’avoir accès qu’à la partie du portail qui le concerne pour qu’on puise savoir à qui on va remettre l’argent et combien. »
Martin Landreville, vice-président, services applicatifs chez Fusepoint, croit qu’un projet de ce genre prend généralement de quatre à six mois à réaliser. « Ç’a pris deux ans parce qu’ils n’avaient rien de semblable avant : le processus était surtout manuel, explique-t-il. Alors, on se trouvait à automatiser tout ça. On leur posait des questions auxquelles ils n’avaient pas pensé et beaucoup de décisions ont dû être prises, ce qui a allongé le processus. »
Il a aussi fallu importer et convertir les données Excel colligées avec la solution précédente, ce qui a ajouté à la difficulté du projet, Fusepoint ayant dû créer une application à cette fin. Sans compter que la conception du portail devait être flexible et son interface, très conviviale.
« C’est une application Web avec laquelle on fait beaucoup de saisie d’informations. Il y a là un défi de faire ça d’une façon intelligente et ergonomique pour que ce soit facile à faire, souligne Martin Landreville. Et d’une année à l’autre, les critères de rétribution peuvent changer, alors on voulait un système qui offre une certaine souplesse et qui permet au client de changer les écrans de saisie lui-même, sans qu’on doive changer le code de l’application. Ce qui était assez complexe. »
La phase I concerne essentiellement les matières résiduelles non organiques, alors que les matières résiduelles organiques seront considérées durant la phase II du projet, qui prévoit également qu’une partie du portail soit accessible au public. Ayant débuté en janvier dernier, cette deuxième phase devrait être complétée à l’automne 2009. Alors que la réalisation de la phase I a nécessité un investissement d’environ un demi-million de dollars, la deuxième phase devrait requérir un investissement moindre.
Rôle de facilitateur
Malgré la petitesse de l’équipe chargée de la gestion de l’infrastructure technologique de Recyc-Québec, soit un employé permanent et un consultant, les TIC jouent un rôle important dans la réalisation du mandat de l’organisation. En fait, le département des TIC a pour mission d’aider l’organisation à atteindre ses objectifs stratégiques par une utilisation judicieuse des TIC.
Par conséquent, l’action du département des TIC est double : d’une part, il gère les projets technologiques que lui a confiés la direction de l’organisation et, d’autre part, il doit lui suggérer des projets technologiques qui permettraient à l’organisation d’atteindre plus facilement ses objectifs.
« Selon les besoins, nous sommes consultés pour savoir ce qu’on peut faire et si on va développer une application sur mesure où en acheter une toute faite, illustre son coordonnateur de l’informatique, Jocelyn Husson. Nous agissons à titre de conseillers. Nous devons nous assurer que l’infrastructure technologique supporte les projets d’affaires de Recyc-Québec. »
Pour l’aider à assumer sa fonction, le département devrait accueillir bientôt un troisième membre. « Nous ne sommes pas une grosse organisation, mais nous avons une importante infrastructure technologique à gérer », conclut Jocelyn Husson.
Alain Beaulieu est adjoint au rédacteur en chef au magazine Direction informatique.
