À l’ère du courrier électronique, on peut encore avoir à envoyer des télécopies, ce qui pose problème quand les ordinateurs sont vendus sans fax-modem.
Plusieurs organisations ne sont pas encore passées aux documents PDF transmis par courrier électronique et elles tiennent à recevoir certains documents par télécopie. C’est sans compter que beaucoup de gens n’ont plus de télécopieur ou de fax-modem, au point de se demander comment ils vont bien pouvoir faire. Il existe quelques solutions, mais il faut avant tout disposer d’un numériseur de table ou d’un appareil photo numérique pour produire une image du document.
Le système D
Trois fois, au cours des deux dernières années, on m’a demandé d’envoyer des documents par télécopie, refusant chaque fois ma proposition d’envoyer une copie du document en fichier PDF attaché à un message de courrier électronique. Ces demandes venaient de deux ministères et d’un hôpital, mais elles auraient pu être de bien d’autres organisations qui considèrent une télécopie comme plus sure qu’un document PDF alors que tous deux sont des numérisations d’un document.
Dans le premier cas, j’ai utilisé un service de télécopie par courriel auquel j’étais encore abonné, mais j’ai arrêté de payer son abonnement relativement coûteux quand je me suis rendu compte qu’il ne m’avait servi qu’une fois en un an. Dans le deuxième cas, j’ai dû réinstaller une vieille carte de fax-modem d’une dizaine d’années sur mon ordinateur de bureau et y exécuter un utilitaire de télécopie de Microsoft. Comme cette carte est tombée en panne par la suite, j’ai fait l’acquisition d’un fax-modem externe pour mon ordinateur portatif.
Dans les deux premières occasions, je me suis servi d’un numériseur à plat et dans la dernière d’un appareil photo numérique pour produire l’image du document à transmettre. Actuellement, je ne me servirais tout simplement de mon téléphone intelligent, à la fois pour numériser le document à envoyer et pour transmettre la télécopie à un télécopieur. En fait, c’est beaucoup d’énergie gaspillée pour de simples télécopies, mais on n’a pas toujours le choix.
Les solutions
Un service d’envoi de télécopie par courriel Pendant plusieurs années, j’ai utilisé les services eFax (12,49 $ par mois) puis MyFax (10 $ par mois), mais il y en a d’autres du même genre qu’on peut trouver facilement sur Internet (RingCentral à 8$ $ par mois, Axiatel à 6,5$ $ par mois…). On s’y inscrit et on prend un abonnement dont le prix varie selon le nombre de pages de télécopie qu’on pense envoyer ou recevoir chaque mois.
Le mode de fonctionnement est à peu près le même d’un service à l’autre. On numérise un document et on le sauvegarde en JPG, BMP, TIF ou PDF et on écrit une page de garde si nécessaire. Ensuite, il ne reste qu’à envoyer le tout au fournisseur de services de photocopie avec le numéro du télécopieur de destination.
Ce service est adéquat pour la plupart des entreprises qui ont encore à envoyer ou à recevoir des fax plusieurs fois par mois, jusqu’à une centaine de pages pour le prix mentionné. Ces services fournissent un numéro de fax auquel on peut recevoir les télécopies qu’on nous envoie, parfois même par une ligne sans frais, ce qui élimine la nécessité d’avoir une ligne fax dédiée.
Un modem-fax externe
Si on risque d’avoir besoin d’envoyer des télécopies de temps en temps, mais de n’en recevoir qu’exceptionnellement ou jamais, le plus simple est de faire l’acquisition d’un
Un modex-fax 56 K externe qui se branche au port USB d’un ordinateur de table ou portatif.
modem-fax externe qui se branche à un port USB et à une ligne téléphonique analogique. En magasin, il faut compter payer de 30 $ à 80 $ pour un modem-fax 56K, mais on en trouve pour aussi peu que 6 $ sur eBay, avec un logiciel de télécopie en anglais sur CD, frais d’expédition compris.
Il suffit de numériser le document à envoyer s’il n’est pas déjà sous forme de fichier texte et de le transmettre avec le logiciel de télécopie. Malheureusement, ce système ne fonctionne pas sur les lignes téléphoniques numériques qu’on trouve dans certaines entreprises et certains hôtels qui proposent une prise modem-fax analogique dans les chambres, mais cela devient de plus en plus rare.
Par le téléphone intelligent, tout simplement
La plupart des téléphones intelligents sont maintenant équipés d’appareils photo à mise au point automatique qui sont l’idéal pour faire une numérisation de documents à envoyer par fax. On trouve aussi pour ces appareils des logiciels qui permettent de transformer des images en fichiers PDF (Scan2PDF, Scan to PDF, CamScanner…).
Une fois que le fichier d’image est créé, on peut se servir d’une application de télécopie développée pour l’appareil utilisé. Quelques-unes sont gratuites pour des envois de télécopies occasionnels alors que d’autres nécessitent de débourser quelques dollars par an ou par mois, selon le nombre de feuillets transmis par fax. En fait, ces applications offrent un service qui se rapproche de celui des services d’envoi de fax mentionnés plus haut.
Qu’il s’agisse d’un BlackBerry, d’un iPhone ou d’un appareil sous Android, tous peuvent envoyer des télécopies facilement. Pour plusieurs services d’envoi de télécopies par courrier électronique, l’application de courrier électronique suffit, mais d’autres applications peuvent simplifier le processus ou l’automatiser. Plusieurs applications sont disponibles sous différentes plateformes, comme iFax ou MetroFax qui existent pour iPhone aussi bien que pour Android. Pour sa part, MyFax propose des applications pour iPhone et pour BlackBerry, mais pas encore pour Android.
Sous Android, on trouve des applications comme Mobile Fax, MobileFax. eFax ou Android Mobile Fax. Sous iOS, on peut se servir d’applications comme iFax Pro, eFax, FinarX Fax, Fax Burner, Scanner & Fax ou Fax Print Share. Sous BlackBerry, on recommande habituellement des applications comme Mail2Fax, TrustFax, MyFax ou eFax. Bref! Le choix ne manque pas et le téléphone intelligent est devenu la meilleure solution pour envoyer des télécopies à ceux qui tiennent toujours à en recevoir.
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François Picard est journaliste et éditeur du webzine Atout Micro.
