ÉTUDE DE CAS Dotée d’une structure organisationnelle complexe, l’entreprise a pu néanmoins déployer rapidement et à un coût raisonnable un système d’information permettant de gérer facilement les opérations quotidiennes.
ProDrive Systems se spécialise dans la conception, la fabrication et la distribution de matériel pour dentistes. Née en 2003, cette jeune entreprise a mis au point une turbine grâce à laquelle la puissance et la précision de l’embout à main (pièce intégrant la fraise notamment) se dégradent beaucoup moins rapidement. Cette découverte a donné naissance à la gamme de produits ProDrive. En plus de cette dernière, l’entreprise distribue d’autres produits et offre des services de réparation. Sa structure organisationnelle comprend plusieurs entités, ainsi que des bureaux à Ottawa, à Montréal et dans l’État de New York. En tout, quarante personnes y travaillent.
En 2005, ProDrive était à la recherche d’un système d’information pour gérer de façon conviviale cette structure élaborée, comprenant des divisions physiquement et juridiquement séparées. Pour ce faire, elle avait besoin de fonctions provenant à la fois d’un progiciel de gestion intégré (ERP) et d’un système de gestion des relations avec la clientèle (CRM). Elle voulait un système centralisé, aisément accessible dans tous les établissements et sur la route.
Toutefois, la mise en œuvre de grands progiciels présentait un double problème : la complexité et les coûts. Il faut savoir qu’à ses tout débuts, ProDrive ne comptait que trois employés et trois ingénieurs en sous-traitance. N’ayant pas d’équipe TI, ni l’intention d’en former une, la direction souhaitait acquérir un système caractérisé par une installation et une maintenance simples et économiques. Ses recherches l’ont conduite à envisager l’adoption du concept d’applications à la demande. Finalement, son choix s’est arrêté sur le système NetSuite.
« Ce système nous offrait 85 % des fonctions dont nous avions besoin, commente le directeur des finances, Yvon Roy. En le personnalisant, nous avons fait grimper cette proportion à 95 %. Nous n’en aurions pas obtenu autant avec un grand progiciel. »
Une version par pays
La mise en œuvre débute à la fin de l’été 2005. Le principal défi consiste alors à implanter sous un même toit des entreprises fonctionnant dans des contextes juridiques différents, de part et d’autre de la frontière canado-américaine. Entre autres difficultés, les produits de l’entreprise sont soumis à la réglementation de la Food and Drug Administration (FDA), aux États-Unis, ainsi que de Santé Canada. En bout de piste, l’entreprise opte pour la mise en place de deux versions, chacune servant aux opérations propres à chaque pays – les deux sont accessibles en une même ouverture de session, cependant.
Le déploiement de la version américaine a nécessité deux mois et demi de travail, ce qui a permis d’atteindre l’objectif fixé : que l’entreprise ait une vitrine opérationnelle aux États-Unis en novembre cette année-là. Couvrant une activité plus étendue, la version canadienne a été installée en six mois et a bénéficié de l’expérience acquise précédemment. Au terme de l’installation, en avril 2006, ProDrive comptait une quinzaine d’employés. D’octobre 2005 au printemps suivant, l’entreprise a enregistré une croissance de ses ventes de l’ordre de 30 % tout en déployant les deux versions du système. Un exploit en soi, puisque la personnalisation effectuée sur NetSuite par la firme IT-Ration Conseil, choisie par ProDrive pour l’aider dans cette tâche, est l’une des plus importantes à ce jour au Canada.
La direction se réjouit de son choix. La solution a permis à ProDrive, dont les ressources sont limitées, de déployer son système d’information dans tous ses emplacements de façon uniforme et simultanée. Pour accéder au système, un ordinateur, un navigateur et une connexion à Internet suffisent. Nul besoin d’une équipe TI interne.
« En nous évitant d’avoir à investir massivement dans un progiciel complexe, cette plateforme nous donne un avantage concurrentiel, conclut Yvon Roy. Elle nous procure en temps réel des informations détaillées sur les clients et les opérations. Le projet a été réalisé à un coût raisonnable, dans un temps relativement court et sans frais de maintenance excessifs. »
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