Alors que les attentes externes et internes à l’égard des technologies se multiplient, les municipalités québécoises misent sur la collaboration, l’échange et le partage.
Les municipalités québécoises, comme d’autres types d’organisations, vivent pleinement l’évolution des technologies de l’information. Si le contexte et les enjeux diffèrent de la situation en entreprise, le milieu municipal se démarque par un désir de collaboration. Les technologies, toutefois, doivent encore progresser vers l’avant-plan des stratégies municipales.
Évolutions en fusion
Daniel Malo est le directeur à la Direction des technologies de l’information à la Ville de Montréal. Il est aussi le président du Réseau de l’informatique municipale du Québec (RIMQ), un organisme voué à l’échange et l’amélioration des connaissances des responsables de la gestion des TI qui regroupe 62 municipalités de toutes tailles. Il a notamment établi le RIMQ-G9, un comité qui réunit les responsables informatiques de neuf plus grandes villes de la province. Ces derniers se rencontrent toutes les six semaines pour discuter de dossiers majeurs.
M. Malo, qui constate que les municipalités supportent bien l’ensemble de leurs services à l’aide des technologies, souligne que les TI ont évolué au gré des mouvances des dernières années.
« Tout le monde a vécu un événement historique, soit la fusion de municipalités. Chacun a eu à passer à travers des bouleversements politiques et administratifs qui ont entraîné des changements de processus, des regroupements de systèmes, de la consolidation, de la rationalisation… L’informatique est beaucoup tributaire de la maturité des processus d’affaires. Les villes s’acquittent assez bien de leurs responsabilités, mais avec des modèles qui sont souvent différents », explique-t-il.
« Mais dans le cas d’une défusion sur la Rive-Sud, l’informatique, jusqu’à un certain point, a été à la hauteur du changement vécu. Lorsque Boucherville et Saint-Bruno défusionnent, cela entraîne des impacts importants de réorganisation de l’informatique. Des défis particuliers ont été vécus au cours des deux dernières années », ajoute M. Malo.
Passer à l’avant-plan
Christiane Bélanger est la chef de service des technologies de l’information à la Ville de Lévis depuis 2002. Elle est aussi l’instigatrice et la présidente du comité des TI de la Corporation des officiers municipaux agréés du Québec (COMAQ). Elle a longtemps œuvré au département des finances d’une ville, soit le premier secteur à avoir été informatisé dans les municipalités.
Elle remarque l’évolution des TI vers une situation d’omniprésence, mais elle estime qu’elles n’occupent pas encore la position optimale au sein des stratégies des administrations municipales.
« Les TI ont un rôle très important qui n’est pas nécessairement reconnu, indique-t-elle. Tout converge vers les TI, mais ce qui est difficile à vulgariser auprès des élus, c’est la notion que ce n’est plus de la quincaillerie, mais beaucoup plus, soit de la gestion de l’information. »
« Les technologies devraient être au premier plan de la planification stratégique, mais la progression est plus lente. Elles en sont une partie intégrante dans le secteur privé, mais nous n’y sommes pas encore dans le monde municipal », ajoute Mme Bélanger.
Missions multiples
Une administration municipale est comparable à une entreprise en termes d’étendue et de complexité. Toutefois, le caractère particulier d’une municipalité, qui est au service de citoyens et des contribuables, se situe dans la diversité des domaines d’affaires à soutenir à l’aide des TI.
« Les TI supportent des entités qui ont 25 à 30 missions différentes, avec des solutions qui doivent s’adapter à ces réalités, explique M. Malo. Ce ne sont pas des missions uniques. On retrouve rarement des plans d’affaires qui, de façon intégrée, permettent aux services des TI d’avoir deux ou trois cibles particulières. Les villes ont besoin que leurs services informatiques puissent maintenir et faire évoluer tous les systèmes informatiques pour toutes les missions. »
« Le défi, dans la priorisation des investissements, l’allocation des ressources et la gouvernance de ces enjeux, est d’être en mesure, avec des moyens souvent limités, de pouvoir soutenir l’ensemble des missions. Il faut trouver les moyens de donner des niveaux de service et d’assurer une évolution adéquate pour l’ensemble [des secteurs d’une municipalité] », ajoute-t-il.
Intérêts à tous azimuts
Les municipalités, comme les autres types d’organisations, ont vécu l’essor de l’Internet et la démocratisation des technologies. Cette évolution procure des avantages, par exemple la possibilité pour les municipalités aux moyens limités de recourir à des applications Web ou hébergées. Également, les sites Internet municipaux offrent une grande quantité d’informations et de contenus.
Mais Mme Bélanger et M. Malo observent une croissance des attentes envers les municipalités pour la prestation de services électroniques et les déploiements de nouvelles technologies, alors que leurs capacités de réaction sont limitées par certaines réalités.
« La prestation de services électroniques est un enjeu majeur, et c’est le virage important qui s’en vient. Le citoyen est devenu de plus en plus exigeant, puisqu’il connaît de plus en plus les technologies. Les demandes sont plus grandes, ce qui crée une pression sur l’organisation », estime Mme Bélanger.
« Mais on n’est pas nécessairement prêt à mettre cela en place, parce qu’il y a encore beaucoup à faire en arrière-boutique, ce qui demande de l’énergie et du temps. Si les grandes municipalités ont l’infrastructure nécessaire pour la prestation de services électroniques, c’est moins fréquent dans les plus petites municipalités », ajoute-t-elle.
« Le Web peut constituer une source de solutions additionnelles, mais c’est aussi un vecteur d’enjeux pour les municipalités, constate M. Malo. L’informatique n’est plus réservée à un groupe d’initiés qui supportent des systèmes financiers. Maintenant, tous utilisent l’Internet, autant les citoyens que les élus. Il y a une forte pression sur les responsables municipaux pour l’offre de services à travers l’Internet, et la prestation de services électroniques est un enjeu de plus en plus répandu dans le monde municipal. »
Outils convoités
L’engouement envers les technologies se manifeste aussi à l’intérieur des organisations municipales, alors que les employés s’intéressent grandement au potentiel des TIC.
« Avec l’essor du sans-fil, l’Internet, la démocratisation des technologies et l’appropriation de l’informatique par les jeunes, les villes vivent un intérêt universel de la part des employés. [Ces derniers] voient à la télévision et sur le Web que d’autres municipalités utilisent des solutions, et tous arrivent avec des idées et des découvertes… L’informatique est maintenant l’affaire de tout le monde. Les villes ont à canaliser cela, mais aussi à faire en sorte que les employés soient des agents de changement », indique M. Malo.
Il souligne que chaque municipalité est confrontée à des cycles d’investissement qui influencent les échéanciers de déploiement de services électroniques et de nouvelles technologies.
Choix éclairé
Pour optimiser l’utilisation des TI, les municipalités doivent procéder à une analyse et à une réflexion avant de recourir aux outils, et non l’inverse. À la suite d’une fusion municipale, la Ville de Lévis s’est dotée d’un cadre normatif qui s’applique à tous les projets de TI. Mme Bélanger indique que l’approche, qui était inconnue de certaines entités, a des effets bénéfiques.
« Souvent, la réflexion est de chercher l’outil, et ensuite de voir comment l’intégrer et travailler avec. Le rôle [des gestionnaires des TI] est d’analyser le besoin, d’établir les processus d’affaires, et ensuite de chercher les outils qui vont y répondre. On établit ainsi la meilleure alternative ou le meilleur choix stratégique à faire, pour faire le meilleur investissement possible », explique-t-elle.
« Les gens adhèrent à l’approche parce qu’ils voient que la démarche est claire, nette et sérieuse et qu’elle permet de choisir l’outil qui répond le mieux aux besoins. Cette approche présente aux élus un dossier complet et démontre que la démarche est sérieuse. Les élus font ainsi un choix beaucoup plus éclairé », ajoute Mme Bélanger.
L’union fait la force
Si la réseautique suscite des changements au sein des municipalités, le réseautage réalisé par les responsables de l’informatique pour le partage des connaissances et la résolution d’enjeux communs constitue un aspect distinctif.
Un récent colloque du RIMQ a permis aux participants d’échanger à propos des technologies sans fil, de la sécurité, du développement de solutions et de l’harmonisation des pratiques. Le site Web de l’organisme contient des référentiels à l’intention des membres. M. Malo indique qu’un sous-comité similaire au G9 sera créé pour les villes de taille moyenne. Il souligne que des villes canadiennes ont établi, en 2005, une Association des systèmes d’information municipale nommée MISA/ASIM. Le RIMQ est un membre fondateur de cette association pancanadienne.
Également, des regroupements établis par des fournisseurs constituent des lieux propices aux échanges et à l’harmonisation des solutions en fonction des besoins communs.
D’autre part, de plus en plus de municipalités optent pour des partenariats. La Ville de Lévis a établi une entente intermunicipale avec la Ville de Québec pour utiliser un outil de gestion des ressources humaines et de la paie. Les villes de Montréal et Québec partagent une solution d’évaluation foncière, alors que plusieurs municipalités utilisent une même solution de géomatique.
Ces approches sont profitables autant pour les municipalités, qui optimisent le recours aux TI, que pour les citoyens qui obtiennent de meilleurs services à des coûts plus abordables.
« Nous ne voulons plus travailler en vase clos. Il nous faut partager, et c’est la direction que nous prenons. Nous voulons faire des partenariats et avoir un rapport de force beaucoup plus grand face aux fournisseurs, qui sont de plus en plus rares dans les applications spécialisées », indique Mme Bélanger.
« Dans le développement de l’informatique, on voit qu’on a les mêmes enjeux et les mêmes problèmes, et qu’on pourrait avoir les mêmes solutions. L’avenir nous dira jusqu’où nous serons en mesure de consacrer cette collaboration, mais il y a une volonté claire des responsables de l’informatique », déclare M. Malo.
« Le monde municipal essaie de plus en plus de s’entraider. On pense que c’est dans l’intérêt des administrations, des citoyens et des contribuables de voir leurs gestionnaires partager des solutions, ce qui, à terme, finira par coûter moins cher que de le faire soi-même. »
Jean-François Ferland est journaliste au magazine Direction informatique.
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