S’il y a des secteurs, comme ceux du transport et de la gestion des entrepôts, où les technologies mobiles sont particulièrement bien exploitées, on ne peut en dire autant de la vaste majorité des PME.
Que leur chiffre d’affaires soit de 70, 80 ou 100 millions de dollars, les petites et moyennes entreprises (PME), y compris au Québec, tardent à tirer profit de la mobilité.
Pourtant, son potentiel est vaste. Entre autres possibilités, la mobilité peut accroître la productivité, faire économiser temps et papier, éviter de saisir l’information plusieurs fois et de commettre des erreurs. Que l’on utilise une connexion sans fil ou des données embarquées, les avantages que peut en retirer une PME sont très grands.
La contribution de la mobilité à la gestion d’un entrepôt est généralement reconnue, mais beaucoup moins quant il est question de gestion de vente, d’outils de travail, d’informations sur les commandes en souffrance, de données embarquées sur des ordinateurs de poche ou de statistiques d’achat que l’on peut extraire en présence des clients, par exemple.
Une image vaut mille mots
Quoi de mieux qu’un exemple pour illustrer les avantages de la mobilité? Au comptoir du magasin d’une usine, un employé remplit une demande écrite pour obtenir des bottes, un marteau et des gants. Le préposé saisit dans le système les informations inscrites sur le formulaire et va recueillir les articles dans l’entrepôt. De retour au comptoir, il entre à l’ordinateur les données qui permettront de soustraire les articles du total apparaissant dans la base de données des stocks. Petit pépin, toutefois, il a oublié de noter le numéro de pièce des bottes; il doit retourner dans l’entrepôt pour le vérifier, ce qui lui demande plusieurs minutes de plus.
Non seulement le préposé a-t-il dû passer beaucoup de temps à se déplacer, mais la saisie manuelle des données engendre des erreurs qui se traduisent par une perte de temps supplémentaire, et affectent la productivité du personnel. D’autant plus que semblable scénario se répète plusieurs fois par jour, l’usine comptant quelque 300 employés. Dans certaines entreprises, en outre, les informations pertinentes sont d’abord inscrites sur des formulaires papier, avant d’être saisies par un préposé à l’entrée de données.
Avec une application mobile, maintenant, on peut faire un balayage du matériel que l’on recueille sur les tablettes afin de lire les codes à barres et les autres informations pertinentes, qui sont automatiquement saisies dans un PDA. À des fins de simplicité, il ne sera pas question ici de communication Wi-Fi. Plutôt, on logera le PDA dans une station d’accueil une fois revenu au comptoir, afin de transférer les données dans le système et le mettre à jour. On élimine ainsi la saisie manuelle, ce qui a pour effet de réduire les erreurs et de faire économiser un temps précieux.
Il s’agit d’une application simple, peu coûteuse, qui s’ajoute aisément à l’infrastructure existante, sans changer fondamentalement les processus d’affaires. La résistance des employés ayant à l’utiliser est donc minime. À la fin du mois, l’inventaire est plus facile à réaliser, parce qu’il y a moins d’erreurs et moins de formulaires papier perdus. L’entreprise est mieux à même de passer les commandes adéquates pour remplacer les stocks ayant diminué. Et si le prix des PDA soulève des préoccupations auprès des dirigeants de l’usine, il faudrait leur rappeler de mettre les économies qu’ils procurent dans la balance. Une autre possibilité est d’utiliser des téléphones cellulaires en guise de dispositifs mobiles.
Facteurs de réticence : sont-ils justifiés?
Le premier motif expliquant le peu d’intérêt des PME pour la mobilité est sans doute le manque de connaissances sur le sujet. De ce point de vue, un travail de sensibilisation important reste à faire.
Autre raison primordiale, les dirigeants craignent que des données stratégiques se retrouvent en de mauvaises mains. Fréquemment, les dispositifs mobiles contiennent des informations on ne peut plus confidentielles – sur les clients et les affaires de l’entreprise en général – qui feraient le bonheur de bien des concurrents. Pour éviter le pire, on peut chiffrer ses données et protéger le dispositif mobile d’un usage non autorisé, en l’équipant d’une carte d’identification reconnaissant un utilisateur unique.
Cette dernière mesure s’avèrera plus sûre que le simple mot de passe qui, trop évident, peut être deviné, et qui nécessite aussi une gestion plus lourde. Autre possibilité, beaucoup de modèles de blocs-notes et de dispositifs mobiles sont munis d’un lecteur d’empreintes digitales offrant une protection très étanche. Compte tenu de l’efficacité des applications de sécurité offertes aujourd’hui dans le marché, il n’y a pas de raisons de perdre le sommeil à cet égard.
Du reste, les dirigeants de PME doivent se demander si tant de gens sont à l’affût de leurs informations stratégiques. Bien sûr, certaines organisations doivent faire preuve d’une extrême prudence en raison de la nature de leurs affaires ou de leur secteur d’activité. Dans de nombreux cas, cependant, on peut penser qu’une organisation ne sera pas acculée à la catastrophe en raison d’un bloc-notes ou d’un PDA perdu, ou parce que des informations à caractère confidentiel sont exposées de toute autre manière à un usage non autorisé.
Dans certaines entreprises, par ailleurs, on éprouvera des réticences à changer les processus et les façons de faire, craignant de compliquer inutilement la tâche des employés. Il s’agit là d’un faux argument, car si l’on peut améliorer sensiblement son efficacité, on ne devrait pas hésiter.
La mobilité peut aussi être simple
Qui dit mobilité, dit identification par radiofréquence, installation d’antennes, dépenses et complexité. Cette perception ne correspond pas à la réalité, toutefois. Bien qu’il existe, le modèle évoqué ne s’applique pas systématiquement aux solutions mobiles, loin de là. Il y a aujourd’hui tellement de processus et de situations appelant à une automatisation rapide, donnant lieu à une productivité accrue et rendant le travail plus intéressant. On peut en outre faire appel à des outils spécialisés permettant de développer des applications mobiles efficaces en quelques heures seulement.
Les PME ont raison de se méfier des vastes déploiements technologiques prévoyant le remplacement d’infrastructure et de systèmes fonctionnant pourtant bien, et entraînant des coûts élevés. Par contre, elles auraient tort de se priver des avantages que confère une solution mobile simple et facile.
Luc Séguin est associé principal au Groupe LSI
