COMPÉTENCES STRATÉGIQUES Trop souvent, les membres d’une équipe de travail parlent de problèmes de communication sans réaliser qu’ils sont en train de définir les limites de leur modèle de communication et les bases de la culture d’entreprise.
Parce que les raisons pour communiquer sont innombrables dans une entreprise et qu’il est très important de trouver la meilleure façon de s’y prendre, nous dirons simplement que le modèle regroupe toutes les méthodes de communication et les dynamiques d’interaction entre tous les éléments de la culture d’une organisation.
Bien que la communication organisationnelle présente de nombreux avantages pour une entreprise, dont celui de favoriser la productivité, il faut tenir compte de chacune de ses fonctions, lors de la préparation des messages. Pour que l’information se rende à la bonne personne au bon endroit et au bon moment, on doit être capable de considérer que la communication possède quatre fonctions – technique, relationnelle, stratégique et symbolique – et savoir que chacune d’elles influence la compréhension et l’interprétation du message par le récepteur.
Voici quelques conseils, en lien avec ces fonctions, pour améliorer vos communications :
* La fonction technique permet de transmettre efficacement des informations aux bonnes cibles. Pour que toute communication soit efficace, tenez compte de la capacité technique, de la quantité d’informations, du débit du message et de la complexité du réseau d’information auquel vous vous adressez. En maîtrisant la fonction technique de vos communications, vous pourrez non seulement mieux diriger, mais informer correctement les membres d’une équipe de travail, votre clientèle, la population ou les médias.
* La fonction relationnelle donne une direction au message et doit tenir compte du climat de travail entre les membres d’une équipe de travail. Pour être compris, communiquez vos messages en évacuant l’existence de problèmes et d’attitudes au sein du groupe visé. Cette méthode favorise les bonnes relations entre supérieurs et subordonnés et a l’avantage de permettre de composer avec le stress et l’angoisse du milieu de travail. Ainsi, en maintenant un climat convivial et de confiance, vous favoriserez l’ouverture et l’échange d’idées, même avec vos clients et vos fournisseurs.
* La fonction stratégique aborde l’idée d’un médium de communication adapté aux différentes circonstances des relations avec les employés ou les clients. Pour faciliter l’accès à l’information, réduire l’ambiguïté et faire connaître la culture d’entreprise, privilégiez une communication claire. Pour responsabiliser le personnel et vous assurer de gérer les informations qui peuvent être diffusées aux groupes externes, rien de mieux que de vérifier et valider périodiquement les activités de communication. Vous pourrez ainsi les réorienter de façon stratégique, le cas échéant.
* La fonction symbolique est le processus par lequel se crée et se construit une organisation, grâce à la production de sens qui permet de connaître et de comprendre les enjeux du travail et des relations de travail. Pour que votre organisation devienne efficace et dynamique, pensez à communiquer de manière efficace et dynamique, en basant vos communications sur des mécanismes de concertation plutôt que de confrontation. Cela favorisera les interprétations riches et les actions concertées, au sein de votre entreprise comme à l’extérieur.
Finalement, pour compléter et permettre un meilleur transfert de connaissances entre les employés et développer de nouvelles compétences en communication, mettez en place des plans de marketing et de communication publique à l’attention des techniciens et directeurs du domaine des TI. Ainsi, ils réussiront à mieux faire passer leurs messages et leurs idées et mettront de l’avant la notion de service, un élément qui permettra, à coup sûr, à votre entreprise de se démarquer. Le service à la clientèle est un gage de succès pour toutes les interventions techniques, le client portant de plus en plus attention aux compétences humaines et non seulement techniques.
