Trois organisations ayant leurs bureaux au Québec ont abandonné leur solution de messagerie et de collaboration pour celle de Kerio, qui puise sa force dans… la faiblesse des solutions concurrentes.
Les trois entreprises que nous vous présentons, soit STA Healthcare Communications, Datachrome et le journal Le Devoir, ont abandonné la solution de messagerie et de collaboration qu’elles utilisaient depuis plusieurs années pour Kerio MailServer, et le temps qui s’est écoulé depuis a montré qu’elles avaient fait le bon choix.
Introduit en 2002, Kerio MailServer, dont la version 6.5 a été lancée en février dernier, propose un environnement de messagerie et de collaboration complet, intégrant un antivirus, un antipourriel et un agenda, en plus des fonctions habituelles de courriel qui sont, en outre, accessibles de partout, pourvu qu’on dispose d’une connexion Internet.
Fondée en 1997, Kerio Technologies a des installations en divers points du globe, dont un centre de développement en République tchèque, son pays d’origine. L’entreprise, qui peut compter sur un réseau de plus de 500 revendeurs répartis dans 76 pays, a aussi des bureaux en Grande-Bretagne et en Russie. Connu anciennement sous le nom de Mac911, HumanIT, un intégrateur de Montréal ayant développé une expertise particulière sur la plateforme Macintosh, est un de ceux-ci.
Kerio positionne sa solution comme une alternative très avantageuse aux autres solutions plus dispendieuses, plus difficiles à gérer et modifier, moins performantes et offrant une moins bonne protection contre les pourriels. Bien qu’elle soit partenaire de Microsoft, la firme, dont le siège social est établi à San Jose en Californie, croit que sa solution est un choix plus sensé qu’Exchange de Microsoft pour de petites organisations aux moyens restreints.
« Kerio MailServer est un serveur de courriel, mais c’est surtout une plateforme de collaboration, au même titre qu’Exchange, tient à préciser Stephan Pinheiro, président fondateur et directeur de la technologie de HumanIT. Ça permet de partager des projets, des carnets d’adresses, des agendas, etc. […] On se réfère souvent à Kerio MailServer comme à un ‘tueur’ d’Exchange, dans le sens qu’on retrouve entre 80 et 90 % des fonctions d’Exchange dans Kerio MailServer, à une fraction du prix. On peut facilement s’attendre à payer 30 % à 50 % du coût total d’acquisition d’Exchange, en configuration standard, pour un même nombre d’utilisateurs. Il est beaucoup plus simple à gérer, ne nécessite pas une expertise verticale ou propriétaire, donc les coûts pour supporter et entretenir la solution sont beaucoup moindres : normalement les clients deviennent complètement autonomes. La console graphique est très explicite. J’ai des clients qui ont monté le serveur en moins de 30 minutes! »
C’est ce qui explique d’ailleurs qu’une grande proportion des clients de Kerio MailServer, tel qu’illustré dans cet article, soient des transfuges. « Ce sont des entreprises qui ne savent pas vraiment vers quoi se tourner, car le coût de mise à jour de leur installation est souvent plus élevé que l’acquisition d’un nouveau serveur Kerio, soutient M. Pinheiro. C’est sûr que nous captons une clientèle qui est prisonnière de Microsoft qui se sent forcée d’aller de l’avant et qui cherche des alternatives latérales. Nous, avec Kerio, on leur offre ça. D’autres clients veulent obtenir plus de fonctionnalités que ce qu’ils obtiennent de leur fournisseur de services de courriel hébergé. »
La dernière itération de la solution propose diverses améliorations, dont un serveur d’agenda multiplateforme et des connecteurs Outlook plus performants. Désigné CalDav, le serveur d’agenda de la solution permet maintenant une plus grande transparence entre les utilisateurs ayant recours à Outlook de Microsoft, Entourage de Microsoft et iCal d’Apple, de même que les solutions d’agenda opérant sous Windows Mobile et sur les appareils mobiles évolués Palm Treo.
Pour leur part, les connecteurs Outlook, appelés simplement Kerio Outlook Connector, permettent maintenant de synchroniser le courriel et d’avoir accès au courriel et aux données du gestionnaire d’informations personnelles de partout. Ajoutons que la solution, dont le prix débute à 499 $ pour dix usagers, permet une connectivité directe avec les appareils mobiles supportant ActiveSync de Microsoft et dispose d’une fonction de sauvegarde et d’archivage automatique. La solution peut supporter jusqu’à 1 500 utilisateurs.
Pouvant être exploitée sur une plateforme Windows, Mac ou Linux, Kerio MailServer est utilisée, au Canada, principalement dans un environnement Windows, ce qui est le lot de 55 % des clients, suivi de Mac (30 %) et de Linux (15 %).
Datachrome Datachrome a remplacé Exchange de Microsoft.
Située à Laval, Datachrome fournit des services de prépresse et d’impression à haute définition clé en main, incluant la retouche, le montage, la séparation des couleurs, l’impression grand format et la reliure. Bien que l’entreprise fondée en 1994 n’emploie qu’une cinquantaine de personnes, elle compte une centaine d’utilisateurs de courriel, en raison des collaborateurs satellites qu’elle a chez certains de ses clients importants, parmi lesquels on trouve Le Cirque du Soleil, Reitmans, Maillot Baltex, Restaurant Toqué, G7 Développement et Gaz Métro. Sa base de données de courriel totalise 100 Go.
Il y a quatre ans, l’entreprise qui utilisait Exchange de Microsoft depuis 1998, a éprouvé des problèmes fonctionnels et surtout de sécurité avec le système de messagerie de Microsoft, qui devait être mis à jour. En fait, les problèmes étaient tels que le système ne parvenait plus à endiguer les pourriels et est finalement tombé en panne.
« La version d’Exchange qu’on avait était désuète; il y avait longtemps qu’elle n’avait pas été mise à jour, reconnaît Jean-Robert Sutton, directeur TI chez Datachrome. Exchange avait énormément de failles de sécurité et Microsoft suggérait de migrer à la nouvelle version pour régler ce problème. On avait beau mettre des règles de filtrage de courriels sévères et un exterminateur de pourriels au niveau du pare-feu, les pourriels rentraient quand même à pleine capacité. On en recevait 3 000 à 3 500 par jour! »
Or, l’entreprise devait débourser entre 12 000 $ et 14 000 $, en achat de licences, pour mettre à jour Exchange et migrer à Windows 2003, ce que nécessitait le système de messagerie, ce qu’elle ne voulait pas faire, d’autant plus que cette somme ne comprenait pas les frais de service annuels. « Alors, il fallait trouver une autre solution plus simple et surtout moins cher », confie le directeur.
Et c’est là qu’entre en jeu Kerio MailServer, qui proposait les mêmes possibilités et attributs qu’Exchange, avec en plus un antivirus et un antipourriel, pour seulement 3 000 $, tout compris. Il faut cependant ajouter à ce montant des frais annuels de 700 $ pour l’assistance technique et les mises à jour. « À un moment donné, on trouvait ça ridicule de seulement se poser la question, lance M. Sutton. Ce qui fait qu’on n’a pas eu longtemps à argumenter. »
Pour s’assurer de la robustesse et de la performance du système de messagerie de Kerio, l’entreprise s’est prévalue de la période d’essai de 30 jours offert par le fabricant avant de le déployer à grande échelle. Les événements ont eu raison de Datachrome qui n’a même pas pu se rendre à la fin de la période d’essai, puisque Exchange a rendu l’âme deux semaines avant la fin de cette période, forçant ainsi l’entreprise à passer à l’action plus tôt que prévu. M. Sutton ne cache pas qu’il avait certaines craintes à l’égard du déploiement précipité du logiciel, mais la facilité avec laquelle il peut être installé, géré et modifié a eu raison de ses appréhensions.
« Quand on dit qu’on oublie ce système-là, c’est carrément qu’on l’oublie! lance M. Sutton. Il fonctionne toujours, 24 heures sur 24, il n’a jamais besoin d’être redémarré, très peu de mises à jour, si ce n’est pour la sécurité, donc ça va très très bien. On n’a jamais besoin de contacter l’assistance technique, même pour faire des changements. »
L’entreprise, dont les systèmes de production sont exploités dans un environnement Mac, mais dont les applications de vente et d’administration le sont sur une plateforme Windows, a profité de l’occasion pour migrer son environnement de messagerie, qui était évidemment sous Windows, vers Mac. Elle a, en fait, mis en place deux serveurs xServe d’Apple, dont l’un est redondant.
Datachrome, qui utilise maintenant la version 6.5 de Kerio MailServer, se dit entièrement satisfaite de son système de messagerie, qui offre maintenant l’ensemble des fonctions de communication et de collaboration nécessaires au travail de ses employés et collaborateurs. La situation n’était cependant pas aussi parfaite au départ.
« Quand on fait l’installation, il y a quatre ans, on n’avait pas toutes des fonctionnalités qu’on a présentement, reconnaît le directeur. Par exemple, le calendrier n’était pas connecté à Kerio, ce qui fait que les utilisateurs avaient leur propre calendrier qui résidait sur leur poste, ce qui générait certains problèmes de sauvegarde. Maintenant, tout est réglé. On est même capable de synchroniser avec Mail d’Apple et les carnets d’adresses. Et on n’a plus de problème de pourriel : on en reçoit au plus 500 par semaine! »
STA Healthcare Communications STA Healthcare Communications a remplacé un service de messagerie hébergé.
Ayant son centre de production à Montréal, STA Healthcare Communications, dont le centre administratif est situé à Toronto, est un éditeur de publications spécialisées dans le secteur médical et pharmaceutique. Au nombre de cinq, ces publications, qui comprennent un mensuel francophone appelé Le Clinicien, sont lues par 36 000 spécialistes canadiens. L’entreprise propose aussi des services de communications sur mesure, toujours dans le secteur de la santé. Bien que l’entreprise fondée en 1983 emploie 35 personnes, elle compte une quarantaine d’adresses de courriel, l’excédent étant pour les collaborateurs impliqués dans des projets spéciaux.
Il y a deux ans, l’entreprise a donné congé à son fournisseur de services de courriel hébergés, une firme ontarienne du nom de Cykron Technologies, avec qui elle faisait affaires depuis une dizaine d’années, pour amener cette fonction à l’interne. Elle exploite Kerio MailServer sur une plateforme Mac OS X Server.
Ce sont à la fois des arguments financiers et fonctionnels qui ont incité l’éditeur à agir de la sorte. « C’était beaucoup plus cher avec le fournisseur précédent. Ça nous a permis de réduire nos coûts de 75 %. L’investissement initial a été récupéré dès la première année », soutient Mark Kislingbury, responsable des TI chez STA Healthcare Communications, qui évalue cet investissement à moins de 2 000 $, sans frais mensuels, alors qu’il en coûtait environ 600 $ par mois avec le fournisseur précédent.
Au niveau fonctionnel, l’entreprise désirait obtenir certaines fonctionnalités que le fournisseur précédent ne pouvait lui fournir. « Nos besoins sont assez basiques, mais il y avait des fonctionnalités que nous voulions avoir, telles qu’un service de courriel Web qui permette d’accéder aux courriels de l’extérieur à partir de n’importe quel ordinateur et un service de sauvegarde active des fichiers, ce qui n’était pas possible avant, précise M. Kislingbury. Aussi, nous devions payer pour tous les changements que nous voulions avoir. Avec Kerio, on peut faire les changements nous-mêmes, en quelques minutes. N’importe qui peut administrer les comptes, créer de nouveaux groupes, etc., c’est très convivial. Alors qu’avant, il fallait faire la demande de changements auprès du fournisseur et attendre au moins 24 heures pour qu’ils soient effectués. »
« On a eu des petites difficultés au départ, telles que des lenteurs lorsqu’on allait chercher le courrier sur le Web, mais rien de comparable à ce que j’ai entendu concernant Exchange. Maintenant, les problèmes ont été résolus et nous sommes satisfaits », conclut-il.
Le Devoir Le Devoir a remplacé Eudora Mail Server.
Fondé en 1910, le journal Le Devoir, qui est tiré à plus de 28 000 exemplaires en semaine, est lu par 353 000 personnes hebdomadairement, pour sa version imprimée, alors que la version en ligne est consultée par 100 000 lecteurs réguliers par mois. L’entreprise, qui a ses bureaux à Montréal, emploie une centaine de personnes, mais quand on inclut aussi les collaborateurs, son carnet d’adresses de courriel corporatif totalise 140 entrées.
En 2004, alors que cela faisait quatre ans que l’entreprise utilisait Eudora Mail Server, celle-ci décide de migrer à Kerio MailServer, qu’elle utilise sur une plateforme Mac (G5). C’est pour des raisons de performance et de filtrage des courriels insatisfaisants qu’elle a décidé de changer de système de messagerie. « On avait beaucoup de problèmes avec les pourriels, reconnaît Christian Goulet, directeur de la production et responsable des TI. On en recevait des milliers et des milliers par semaine! La performance, aussi, n’était pas au rendez-vous. La queue d’envoi était parfois très longue. »
Puisqu’Eudora Mail Servern’est pas un système très onéreux,la migration n’était pas, à la différence des deux autres organisations, motivée par des considérations financières. En fait, le système de Kerio a coûté environ 700 $, en licences au départ. « Mais depuis, on a ajouté des usagers, ce qui fait un total d’environ 1 000 $ », précise M. Goulet, qui ajoute un même montant annuel récurrent pour l’assistance technique.
« On continue de recevoir beaucoup de pourriels, mais ils sont filtrés par le serveur, ajoute-t-il. Il y en a peut-être quelques-uns par jour qui passent au travers [des mailles] du filet. On n’a pas d’études financières, mais c’est clair qu’il y a une économie importante, au niveau du temps que les gens ne perdent plus à trier les pourriels. Mais pour les coûts d’achat et d’utilisation, c’était assez comparable. »
En revanche, certaines nouvelles fonctionnalités, telles que l’antivirus intégré et le courriel Web, jouaient en faveur du système de Kerio. « Une des fonctions dont les journalistes se servent beaucoup, c’est la fonction de courriel via le Web, indique le directeur. Le fait que les gens peuvent se brancher de n’importe où sur Internet pour prendre leur courriel est très apprécié, mais n’était pas possible avec l’ancien système. »
La fiabilité fait également partie des points forts de Kerio MailServer qui propose, en outre, un environnement plus performant que le système précédent. « On n’a eu aucune panne depuis que le système est installé », se targue M. Goulet.
S’il y a une ombre au tableau, c’est du côté du modèle de licences qu’il faut regarder, croit le directeur de la production. « Les licences fonctionnent par bloc d’adresses, explique-t-il. Ce qui fait qu’il faut acheter d’autres blocs de licences quand on veut ajouter des usagers, parce qu’au niveau des usagers, c’est assez limité. Cela ajoute des clés qu’il faut mettre à jour chaque année, lorsqu’on met à jour l’antivirus, et fait que c’est assez compliqué. »
Alain Beaulieu est adjoint au rédacteur en chef au magazine Direction informatique.
