Aussi prisées et utiles soient-elles, les fonctions sociales d’un intranet peuvent donner lieu à des échanges inappropriés dans le cadre des affaires.
« En délégant (des responsabilités et des droits d’accès notamment), on court un danger fondamental, indique le président de la firme MGA Concept, Marc Gagnon. Il devient alors facile de créer du contenu et on aura tendance à écrire n’importe quoi. Dans ce cas, la gouvernance est essentielle, car le chaos entraîne des coûts énormes. »
Les directions d’entreprises s’inquiètent devant l’impossibilité de contrôler étroitement les initiatives de communication venues des employés même. « Paradoxalement, les spécialistes des communications se montrent ouverts; ce sont les gens des TI qui expriment des craintes », souligne Jean-Sébastien Chouinard, chef d’équipe en stratégie Internet chez Adviso.
Alors que l’on s’accorde à dire qu’un intranet efficace doit aujourd’hui être centré sur les besoins de tous les utilisateurs, Marc Gagnon fait remarquer que « les gestionnaires TI n’ont pas l’habitude de tenir compte des utilisateurs, ni des caractéristiques comme les rôles et les responsabilités de chacun, les interfaces et l’étiquetage ». Jean-Sébastien Chouinard est d’avis que les solutions mises en œuvre par les spécialistes des TI sont, habituellement, tout simplement calquées sur l’organigramme de l’entreprise.
Heureusement, les solutions intranet offertes dans le marché peuvent aider à définir une gouvernance efficace. Autre bonne nouvelle, la gouvernance n’a pas à être complexe. « Il suffit de définir les règles du jeu et les limites du terrain où l’on peut jouer », suggère dans son blogue le spécialiste des intranets Mark Morrell. « Un intranet n’est pas un site Internet; la gouvernance ne veut pas dire que l’on doit compliquer la vie des utilisateurs. Il s’agit plutôt de gérer la liberté qu’on leur laisse », prévient-il.
Selon Jakob Nielsen, une sommité en matière de convivialité Web, les communautés se chargent d’établir les règles entourant leurs échanges et de veiller à ce qu’elles soient respectées.
Mobilité et nuage
La volonté croissante de disposer d’un intranet mobile soulève à son tour la nécessité d’une gouvernance rigoureuse. Selon le J. Boye Group, une organisation vouée à la formation de communautés internationales autour du Web et des intranets, une généralisation des intranets mobiles est à prévoir dans les prochains mois. « L’orientation générale des intranets consiste à se coller aux besoins de l’usager, dit Marc Gagnon. Lorsque l’utilisateur se trouve à l’extérieur du bureau, on doit donc l’accommoder. »
Les difficultés à cet égard proviennent en grande partie du nombre croissant d’employés utilisant leurs propres appareils mobiles au travail. Quels appareils les entreprises doivent-elles alors soutenir?
Par ailleurs, on observe dans le marché une tendance accentuée vers les applications infonuagiques. « Une solution intranet qui n’est pas offerte dans le nuage présente une faiblesse », estime Patrick Perreault, vice-président, Conseil chez Alogient. Ainsi, ce dernier croit que l’intranet doit être disponible de n’importe où et en tout temps et ne peut plus être lié à une seule plateforme.
Pour Marc Gagnon, les grandes entreprises qui choisissent le nuage peuvent difficilement réussir l’intégration avec leurs systèmes et perdent des fonctionnalités utiles, qui ne sont pas offertes dans la version infonuagique des solutions de collaboration. Le fait de ne pas avoir la bonne plateforme peut entraîner des coûts importants. « En outre, il devient parfois difficile d’assumer ses obligations sur le plan juridique », souligne-t-il. Il croit néanmoins qu’en dépit de ses carences et des réticences qui demeurent au sein de plusieurs organisations, l’intranet infonuagique est promis à une forte expansion.
