Même dans un monde sans papier, efficacité et productivité passent par la classification. Pour appliquer ce principe aux documents électroniques, il existe des règles de base, trop souvent ignorées.
L’automne revenu, nombreux sommes-nous à entreprendre le ménage du garage ou du sous-sol. C’est l’occasion de ranger en lieu sûr les effets qui ne serviront plus durant la saison froide et se débarrasser de ce dont on n’aura plus besoin.
Le même exercice devrait être fait en regard des documents électroniques. La classification est la première étape menant au contrôle de l’accès à l’information et à l’élimination des données superflues. Au travail comme à la maison, il incombe à l’utilisateur final de veiller à ce que ses documents personnels soient adéquatement classifiés. En général, il est la seule personne à en connaître la valeur et à savoir pourquoi ils doivent être conservés.
Le point de départ idéal de la classification se situe à la création même du document. Afin de faciliter les recherches qui seront faites éventuellement, il est conseillé de fournir les informations pertinentes – par exemple le sujet et l’auteur – dans la section des propriétés du logiciel utilisé. On y ajoutera toute caractéristique ou commentaire important. Lorsque cette étape est faite rigoureusement, la recherche du document à l’aide d’un outil tel Google Desktop devient un jeu d’enfant.
L’utilisateur devra déterminer si le document contient de l’information confidentielle. Dans l’affirmative, il en protégera l’accès par mot de passe ou par chiffrement. Certains formats, comme le document PDF, permettent la protection en écriture seulement, ce qui fera très bien l’affaire dans certains cas.
Seuls les documents revêtant une valeur méritent d’être sauvegardés. En principe, les autres devraient être éliminés. Conserver des documents dont on a plus besoin gonfle inutilement le volume des archives. De façon régulière, l’utilisateur doit vérifier si des documents ne sont pas devenus superflus, particulièrement les fichiers multimédias, qui sont très volumineux. L’information confidentielle doit être supprimée de façon sécuritaire. À cette fin, il existe des déchiqueteuses de papier qui détruisent également les CD-ROM et les DVD.
L’archivage est primordial, car le disque dur d’un ordinateur est vulnérable, une défaillance pouvant conduire à la perte de données. Un disque dur externe ne constitue pas une méthode d’archivage absolument sûre, puisqu’il peut également connaître une défaillance ou être volé. Il est sage, par conséquent, d’envisager d’autres moyens de sauvegarde, comme le CD-ROM, le DVD ou la clef à mémoire.
Lorsqu’ils contiennent des documents strictement privés auxquels on tient particulièrement – par exemple des photos de famille, des actes notariés, des contrats d’assurance – ces supports peuvent être déposés dans un endroit sûr, tel un coffret de sécurité à la banque. Autre possibilité : avoir recours à une sauvegarde hors site, service offert par divers fournisseurs moyennant une mensualité raisonnable. Ou encore, on peut se servir de la portion inutilisée de l’espace réservé pour l’hébergement de son site Web.
Les supports sur lesquels sont sauvegardés les documents professionnels devront aussi faire l’objet de précautions. L’année dernière, on a fait état de nombreux cas de vol ou de perte aux États-Unis. Les supports électroniques sont soumis aux mêmes risques que les documents papier. Pour cette raison, des mesures semblables doivent être appliquées pour les protéger.
La classification de l’information fait partie intégrante de la sécurité informatique. À ce titre, elle est un facteur de continuité des affaires. Tout comme le rangement que l’on fait dans son garage, les politiques ou les habitudes de classification doivent faire l’objet de vérifications périodiques.
Pour s’imprégner de l’importance de la classification et des sauvegardes, gardons à l’esprit qu’il existe deux types d’utilisateur : ceux qui ont perdu des données, et ceux qui en perdront.
