Depuis quelques années, nombreuses sont les entreprises qui ont fait d’importants pas en avant en matière de production allégée : cellules, kanbans, 5S, processus d’affaires optimisés, etc. Mais qu’en est-il de la gestion de ces opérations optimisées?
Les entreprises se doivent d’évaluer si elles ont investi suffisamment d’énergie, de temps et d’argent dans le domaine de la gestion des opérations optimisées par toutes ces initiatives de production allégée (Lean Manufacturing).
Il n’est pas toujours facile de s’assurer que, jour après jour, les employés concentrent leur attention sur les éléments importants de l’entreprise. Si les opérations ou les processus optimisés ne jouissent pas du soutien adéquat et organisé des gestionnaires (utilisé ici au sens large, du chef d’équipe au président) dans toute la chaîne de commandement, ils sont assurément sous-optimisés.
Des humains, de l’attention et de la rigueur
Au sein d’une entreprise, les employés sont responsables de l’exécution coordonnée des opérations et de l’amélioration des processus qu’ils utilisent, mais il est difficile de mesurer et d’observer leurs actions de façon quotidienne. Généralement, les gestionnaires concentrent leur attention sur le suivi des résultats consolidés durant une période plus ou moins longue. Ils suivent l’évolution de ces indicateurs et réagissent souvent bien après le fait accompli. Dans bien des cas, les causes des déviations (interrupteurs de flots et autres problèmes) sont difficiles à identifier et à résoudre, car trop lointaines.
L’attention des gestionnaires gagnerait assurément à être portée sur le processus qui produit les résultats plutôt que sur les résultats eux-mêmes. Ils se doivent en effet d’observer ce qui se passe réellement au sein des processus créateurs de valeur. Pour ce faire, les indices de déviation doivent apparaître en temps réel et les rôles et réactions des leaders en fonction de ceux-ci doivent être clairement établis. Il devient alors beaucoup plus aisé de corriger immédiatement les interrupteurs de flot, d’identifier les causes des déviations et d’intervenir afin de les éradiquer à moyen terme. Dans le cas d’opérations de production allégée, le besoin de soutien est encore plus critique puisque qu’il y a peu ou pas de stocks ou de dossiers en attente pour masquer les problèmes.
Le chaînon manquant : le DMS
Heureusement, tout problème a une solution. Dans ce cas-ci, elle s’appelle DMS (Daily Management System en anglais, ou système de gestion quotidienne). Le DMS connaît en ce moment un essor impressionnant en Amérique. Complément nécessaire à toutes les activités opérationnelles, il comporte quatre composantes principales.
D’abord, on retrouve la standardisation du travail des gestionnaires (leaders), qui permet de s’assurer que l’attention et les énergies de ces derniers sont mises sur le processus et les éléments importants dans l’entreprise. Il y a les contrôles visuels, qui assistent les gestionnaires dans leur travail en rendant évidentes les anomalies. Il y a le processus de résolution des interrupteurs de flux, qui assure un dépannage rapide grâce à l’utilisation d’une chaîne d’aide humaine et à l’éradication par les responsables des causes à la source des problèmes. Enfin, on retrouve la standardisation de la structure de communication, qui facilite l’élévation des problèmes, la responsabilisation des leaders et l’accompagnement inter-niveau.
Évidemment, une implantation soignée du système est requise. On doit être conscient qu’il est ici question de changements dans la vie de tous les jours pour de nombreuses personnes clés au sein de l’entreprise.
Une approche participative, incluant des séances d’accompagnement et des formations, s’impose donc d’elle-même. L’intégration du DMS dans les habitudes de travail permet aux employés de contribuer véritablement au succès de l’entreprise. Après tout, ce sont les gens qui sont à la base du succès d’une organisation.
Charles Brabant, ing., est directeur de l’amélioration de la performance opérationnelle chez Groupe Créatech. Le Groupe Créatech se spécialise en optimisation de la chaîne d’approvisionnement et en intégration de solutions en TI.
