Dès novembre, un règlement obligera les organismes publics québécois à rendre accessible en ligne des renseignements et des documents pour faciliter l’accès à l’information.
À compter du 29 novembre 2009, le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels obligera plusieurs organismes publics à rendre disponibles des données et des renseignements sur leurs sites Internet à l’intention du public.
Ce règlement devra être appliqué par le gouvernement, le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, les ministères et les organismes gouvernementaux.
Diffusion directe sur Internet
Le règlement indique qu’un organisme public devra diffuser directement dans son site Internet les renseignements ou les documents suivants, s’ils sont accessibles en vertu de la loi :
– L’organigramme de l’organisme; – Les noms et les titres des membres du personnel de direction ou d’encadrement – sauf pour certaines classes de cadres en vertu d’une directive du Conseil du trésor; – Le nom et les coordonnées du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels; – Un plan de classification de documents; – Un inventaire de fichiers de renseignements personnels; – Un registre des communications de renseignements personnels qui ont trait à plusieurs articles de la Loi; – Les études, les rapports de statistiques ou de recherche qui ont été produits par l’organisme ou pour son compte dont la diffusion est d’intérêt pour l’information du public ; – Les documents transmis dans le cadre d’une demande d’accès dont la diffusion présente un intérêt pour l’information du public (les documents qui ont été transmis avant le 29 novembre 2009 ne font pas l’objet d’une obligation de publication); – Les registres publics prévus dont l’organisme est responsable.
Diffusion indirecte sur Internet
Les documents et les renseignements suivants pourront être accessibles par le biais d’un hyperlien menant vers un autre site Internet :
– La description des services offerts par l’organisme public, les programmes mis en oeuvre et les formulaires pertinents; – Les lois, les règlements, les codes de déontologie ou d’éthique, les directives, les politiques et autres documents qui servent à la prise de décision qui ont trait à des droits que l’organisme est chargé d’appliquer; – Des projets de règlement publiés à la Gazette officielle du Québec dont il est responsable; – Les renseignements relatifs à des contrats conclus et prévus; – Une liste d’engagements financiers de l’organisme qui a été transmise au Contrôleur des finances puis à l’Assemblée nationale; – Des documents produits et déposés aux fins d’une séance publique de l’Assemblée nationale ou de l’une de ses commissions ou sous-commissions.
Exceptions
Toutefois, le Lieutenant-gouverneur, l’Assemblée nationale ou une personne qu’elle a désignée pour exercer une fonction en relevant seront exemptés de respecter ce règlement.
Également, ce règlement ne s’appliquera pas aux organismes municipaux (municipalité, communauté métropolitaine, régie intermunicipale, société de transport en commun, Administration régionale Kativik), ni aux organismes scolaires (commissions scolaires, cégeps, universités, etc.) ni aux organismes du secteur de la santé et des services sociaux (établissements publics et privés, agences de santé, Corporation d’hébergement du Québec, etc.) Ces organismes sont décrits aux articles 5 à 7 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Également, le règlement ne s’appliquera pas à un ordre professionnel.
D’autre part, les organismes publics ne seront pas tenus de diffuser les études, les rapports de statistiques ou de recherche, ni la liste d’engagements financiers et les documents produits et déposés aux fins d’une séance d’une commission ou d’une sous-commission de l’Assemblée nationale qui ont été produits avant le 29 novembre 2009. Également, un organisme public ne sera pas tenu de diffuser les renseignements contenus dans un registre qui auront été versés avant la date d’entrée en vigueur du règlement.
Autres obligations
Alors que les articles relatifs au contenu à diffuser doivent entrer en vigueur à la fin de novembre, d’autres articles du règlement sont entrés en vigueur au moment de son adoption en mai 2008.
Ainsi, un sous-ministre ou dirigeant d’un organisme public a dû établir un comité d’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui comprend le responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, le responsable de la sécurité de l’information et le responsable de la gestion documentaire. Ces sous-ministres ou dirigeants ont également dû veiller à la sensibilisation et à la formation des membres du personnel et des membres du personnel de direction ou d’encadrement de l’organisme public sur les obligations et les pratiques en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
Également, le sous-ministre oeuvrant pour le ministre qui est responsable de l’application de la Loi d’accès a dû établir un réseau de responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels des organismes publics, assurer le soutien requis pour ses activités et créer des programmes de formation pour les responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, les sous-ministres, les sous-ministres adjoints et associés et les dirigeants des organismes gouvernementaux.
Par ailleurs, deux dispositions du règlement exigent qu’un organisme public consulte son comité d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels à propos de la tenue de sondages et de l’utilisation de la vidéosurveillance. Ainsi, un organisme public doit consulter ce comité pour confirmer la nécessité de recourir à un sondage et valider son aspect éthique en rapport à la sensibilité des renseignements personnels recueillis ainsi qu’à l’utilisation qui en sera faite. Également, l’organisme doit consulter ce comité pour valider les mesures particulières à respecter lors de l’utilisation de la vidéosurveillance, notamment à propos de la nécessité d’y recourir et la conformité de son utilisation en rapport au droit à la vie privée.
Une dernière disposition, qui entrera en vigueur le 29 novembre 2010, stipule qu’un sous-ministre ou un dirigeant devra insérer dans son rapport annuel de gestion ou d’activités un bilan qui attestera de la diffusion de documents et qui fournira des informations à propos de la nature et du nombre de demandes reçues, du nombre de demandes acceptées en tout, acceptées en partie et refusées ainsi que des dispositions de la loi qui ont servi à justifier des refus. Le rapport devra aussi préciser le nombre de demandes qui auront fait l’objet « d’accommodements raisonnables et celles qui auront été révisées par la Commission d’accès à l’information. »
Jean-François Ferland est journaliste au magazine Direction informatique.
