Les directeurs des technologies de l’information (chief information officers, ou CIO) interagissent de plus en plus avec les conseils d’administration.
Selon le cabinet d’études Gartner, seulement 16% des conseils d’administration ont une certaine expertise au niveau des technologies de l’information. Les CIO doivent donc considérer les membres de conseils d’administration (c.a.) comme des clients ayant une grande valeur pour réaliser leurs mandats le plus efficacement possible.
Gartner y va de sept conseils pour que les CIO deviennent plus productifs avec les membres de conseils d’administration
1- Les conseils d’administration ont peu d’expérience en TI
Plusieurs administrateurs sont nommés pour leur expertise et leur expérience en affaire, et non pour leurs connaissances au niveau des TI.
Réaction du CIO : Connaître les formations et les champs de compétence des administrateurs et les priorités du conseil d’administration en général. Il sera ainsi plus facile de mieux lier vos initiatives au niveau des TI aux priorités du conseil d’administration.
2- Le conseil d’administration se réunit seulement quelques fois par année
Les c.a. se réunissent en général seulement une fois tous les trois mois.
Réaction du CIO : Ne rien négliger au niveau de la préparation entre les réunions du c.a. Prévoir que le temps pour faire valoir vos idées et pour montrer la progression de vos projets est compté. Rester concentré sur les informations essentielles que les administrateurs doivent savoir, fournir de la documentation appropriée et ne pas oublier la mise en contexte d’affaires.
3- Le conseil d’administration est centré sur un petit nombre de priorités
Plus de 90 % du temps des conseils d’administration est alloué aux secteurs du risque, de la stratégie, de la vérification, des finances, des investissements, des questions sociales et de la rémunération. Même si vos initiatives sont hautement prioritaires, d’autres questions peuvent
Réaction du CIO : Ne vous attendez pas à ce que le conseil accorde beaucoup d’attention et de temps à une proposition à moins qu’elle soit hautement stratégique ou que l’entreprise soit au bord de la catastrophe. Soyez prêts à faire preuve de flexibilité au niveau du temps qui vous est alloué. Il est recommandé de préparer un résumé de deux minutes qui fera état de la situation qui nécessite votre intervention et qui énumérera les décisions qui devront être prises par le c.a.
4- L’activisme est en progression sur les c.a. à la suite de scandales financiers
Depuis le scandale Enron en 2001, beaucoup d’autres sociétés ont défrayé la manchette pour de mauvaises raisons. Cela a entraîné un renforcement des règles de gouvernance comme la loi Sarbanes-Oxley aux États-Unis. Cela a eu pour effet de donner des rôles plus importants aux administrateurs indépendants.
Réaction du CIO : Préparer des études de cas et adopter une attitude proactive qui viendra appuyer dans les détails les intérêts du c.a. dans les projets TI qui sont d’une importance stratégique pour la croissance ou la survie de l’entreprise.
5- Le P.D.G. est redevable au conseil d’administration
Pour les sociétés cotées en Bourse, le conseil d’administration est la plus haute autorité dans la gestion de l’entreprise. Dans certaines sociétés, le P.D.G. possède également le titre de président du conseil d’administration, même si une telle situation est de moins en moins fréquente.
Réaction du CIO : Même si le conseil d’administration est au-dessus du P.D.G. au niveau de la gestion de l’entreprise, ce dernier est tout de même le supérieur immédiat du CIO. Les CIO doivent s’assurer de travailler main dans la main avec le P.D.G. à propos de toutes les initiatives qui sont présentées au c.a. Il ne faut surtout pas surprendre le P.D.G. devant le c.a.
6- Il y a parfois plus d’un conseil d’administration au sein d’une entreprise
Certaines organisations ont un c.a. « exécutif » et un « non-exécutif » . De plus, d’autres ont des c.a. pour des filiales, des coentreprises ou des organisations à but non lucratif.
Réaction du CIO : Si le CIO est impliqué dans des dossiers qui requièrent l’approbation de plus d’un c.a. Il faut être préparé à sécuriser toutes les approbations soi-même. Le P.D.G. est habituellement la personne chargée de recueillir les approbations, mais le CIO doit également savoir comment y parvenir par lui-même en cas de besoin.
7- Comme toutes les organisations, les conseils d’administration ont un côté politique
Alors que les entreprises traversent des périodes économiques difficiles, les politiques internes des c.a. prennent des allures d’alliances qui vont et viennent. Il est important de savoir qui contrôle le c.a. Est-ce un actionnaire? Un groupe qui a formé une coalition? Le P.D.G.?
Réaction du CIO : Les CIO qui aspirent à siéger sur un conseil d’administration ou à diriger un comité exécutif doivent être en mesure d’influencer les gens de pouvoir. Les autres qui auront moins d’ambition préféreront déléguer cette tâche au P.D.G.
