La firme d’avocats BLG suggère sept mesures pour réduire les risques liés à l’application de certains règlements sur les activités commerciales en ligne au Canada. (2/2)
À l’aube de l’entrée en vigueur de la Loi canadienne antipourriel et en raison de l’application de plusieurs règlements et lois sur la protection de la vie privée, la collecte des renseignements personnels et les communications commerciales en ligne au Canada, la firme Borden Ladner Gervais (BLG) formule sept recommandations à l’intention des organisations afin de faciliter leur conformité à ces exigences. L’article Commerce en ligne et législation: Des mesures préventives pour les organisations traite de trois de ces recommandations.
Une autre recommandation du cabinet d’avocats à une organisation est d’avoir l’assurance d’une transparence lors de l’obtention du consentement du consommateur pour la collecte des renseignements personnels. « Il faut fournir suffisamment d’information au consommateur afin qu’il prenne un choix éclairé, mais aussi établir une procédure lors d’un refus de donner un consentement ou l’annulation d’un consentement existant », indique Me Alexandra Nicol, avocate du groupe du droit corporatif et commercial chez BLG.
Pour faciliter la compréhension, Me Nicol suggère d’inscrire un paragraphe de résumé au début du document qui décrit ce que l’organisation compte faire avec les renseignements personnels du consommateur. La production d’une foire aux questions constitue aussi une bonne approche. « Le contenu explicatif doit être circonscrit à seulement quelques documents », souligne-t-elle.
D’autre part, une organisation doit communiquer des directives claires à son personnel et lui donner de la formation à propos des nouvelles politiques qui sont mises en place et des risques qui peuvent être encourus si des lignes directrices ne sont pas respectées. « Un processus de contrôle servira à confirmer le respect des directives, mais aussi à adapter la formation pour corriger des lacunes », indique Me Nicol.
D’autre part, le cabinet suggère la consultation d’un conseiller juridique avant d’amorcer une campagne de publicité ou de réaliser des activités officielles qui visent les consommateurs. « Trop souvent, on soumet le projet au conseiller juridique à la dernière minute, après y avoir consacré beaucoup d’argent et de temps. Parfois il y a des petits ajustements à faire, mais parfois il faut apporter des changements majeurs », relate Me Nicol.
L’avocate suggère de remettre aux concepteurs des campagnes et des publicités une liste de contrôle ou un document de travail décrit les exigences des lois et règlements qui ont trait à la collecte des renseignements personnels et à l’envoi de messages commerciaux.
La dernière recommandation porte sur la souscription d’une assurance qui servira à protéger l’entreprise, ses dirigeants et des administrateurs dans le cas d’un litige en responsabilité civile. Le montant de l’assurance doit être suffisant pour couvrir les amendes qui sont définies dans les lois et règlements, mais aussi les compensations qui pourraient être exigées lors d’un recours collectif.
Par ailleurs, une organisation qui exerce des activités en ligne hors du Canada devra s’assurer qu’elle respecte les dispositions liées à la protection de la vie privée, à l’utilisation des renseignements personnels et aux communications commerciales des autres pays où elle interagit avec des consommateurs. Un conseiller juridique canadien pourra recommander des pairs qui sont en exercice dans ces autres pays.
