L’importance des Communications unifiées

Afin de justifier l’adoption des Communications unifiées (CU), vous devrez porter attention aux détails et insister sur une logique d’autant axée sur le processus que sur l’argent économisé ou le chiffre d’affaires généré.

Il existe certainement des arguments convaincants pour maintenir un statu quo sans CU. Voici les facteurs auxquels le service des TI peut s’affronter lors du moment de la prise de décision pour ou contre la mise en œuvre des CU :

  • Un autocommutateur privé traditionnel à la hauteur de la distribution du trafic voix au sein du campus
  • Un système efficace de courriel, hébergé ou maintenu sur place, qui fonctionne la plupart du temps
  • Un environnement mobile, en grande partie basé sur le modèle « prenez vos appareils personnels », qui n’est peut-être pas sans heurts, mais qui est néanmoins populaire chez les utilisateurs
  • Des applications qui ont été téléchargées d’une manière « TI fantôme » aux ordinateurs de bureau
  • Les couts cachés et inconnus de toute cette infrastructure.

Par contre, les services des TI peuvent lutter avec succès contre l’inertie par l’entremise d’une analyse de rentabilité qui comprend des réductions des couts, l’augmentation de la productivité, davantage de collaboration et la fidélisation accrue du personnel.

Parlons argent : trois astuces

Réduction des couts : Côté entretien, un environnement centralisé des CU facilite la mise à jour et l’optimisation d’un système — et en réduit sans doute les couts. Étudiez les couts des opérations de déplacement et de modification liées au réseau, un ensemble d’activités dispendieuses et une préoccupation courante parmi les systèmes de téléphonie basés sur les autocommutateurs privés traditionnels. Les CU offrent plusieurs avantages budgétaires, y incluent des économies et simplifications sur le plan des changements de configuration exigeant des services sujets à l’approbation d’un standardiste, alors que pour les opérations multicampus, la mise en place d’un seul central téléphonique élimine les frais d’appel interurbain des appels internes. Si les campus individuels sont sur des autocommutateurs privés séparés, il se peut que les frais d’appel interurbain à eux seuls puissent justifier la transition.

Évitement des couts : Une panne d’un autocommutateur privé matériel coute cher, non seulement sur le plan de l’équipement et de la main-d’œuvre, mais également sur le plan du cout des périodes d’indisponibilité. Un environnement des CU bien géré peut assurer un basculement automatique, simple et rapide, et fournir une option de redondance peu couteuse. Il y a également des conséquences au niveau de la continuité des activités et de la reprise après sinistre : les systèmes les plus efficaces sont ceux qui peuvent lancer un système secondaire redondant dans un lieu éloigné et permettent aux organisations de rapidement reprendre leurs activités.

Stabilité des couts : L’entretien du matériel peut s’avérer couteux et imprévisible. Lorsque l’équipement tombe en panne, il doit souvent se faire remplacer. Au sein d’un environnement d’entreprise avec des milliers d’employés, inscrire ces éventualités dans le budget peut être difficile, et justifier ce budget-là aux dirigeants de l’entreprise peut s’avérer carrément cauchemardesque. En revanche, un environnement géré des CU développé conjointement avec un fournisseur de service fiable instaure une certitude liée aux couts : la téléphonie et l’infrastructure du réseau couteront environ le même montant par siège d’un mois à l’autre. Cette solution offre également l’avantage de déplacer ces dépenses du poste des dépenses d’investissement (CAPEX) à celui des dépenses d’exploitation (OPEX). Cela rejoint les cadres supérieurs, particulièrement le directeur financier.

Renforcement des éléments positifs

Toutes ces propositions visent la réduction des couts. Une fois que les organisations ont établi ce fondement, les défenseurs des TI peuvent y aller de l’avant pour se concentrer sur les avantages, notamment les parties de l’entreprise pour lesquelles elles n’évitent pas seulement les dépenses, mais de surcroit augmentent les revenus. Quoiqu’ils puissent parfois paraitre immatériels, la plupart de ces avantages-là peuvent être quantifiés.

La productivité : Il s’agit peut-être du facteur organisationnel qui est sujet au plus grand nombre de paramètres. À quel point la productivité peut-elle être augmentée lorsque la main-d’œuvre qualifiée a accès à la connectivité où qu’elle se trouve, notamment les travailleurs mobiles, les spécialistes de sujets particuliers et les conseillers du service à la clientèle qui travaillent à domicile ? Il s’agit de mesures quantifiables, bien que progressives, qui stimulent le résultat net.

Conservation des talents : Les nouveaux employés qui rejoignent l’organisation ont des attentes. L’une des plus importantes, c’est la conciliation travail-famille. Les CU permettent aux employés pressés par le temps de continuer d’être productifs tandis que, par exemple, leurs enfants sont au dentiste ou jouent au soccer, ou les employés s’occupent des besoins de leurs parents, ou ils attendent que le tailleur les mesure pour un costume à porter lors des noces d’un ami. Une entreprise qui peut offrir ce genre de flexibilité possède un avantage sur le plan du bassin de talents par rapport à ses concurrents qui sont attachés aux ordinateurs de bureau.

Collaboration : Combien paie-t-on en frais de transport afin que les différents groupes œuvrant sur le même projet se rencontrent en personne ? Si une organisation doit transporter des membres du projet par avion à une réunion tenue dans un lieu central, à combien cela revient-il sur le plan des billets d’avion, chambres d’hôtel et boissons au bar ? Dans un environnement des CU, les collaborateurs peuvent non seulement discuter de stratégie par l’entremise de la technologie de transmission vocale, mais peuvent également partager certains autres atouts liés, notamment les diapositives de présentation, les liens courriel et les séances vidéo face à face avec plusieurs membres de l’équipe.

Monter un dossier pour la mise en œuvre des CU fait intervenir une gamme de facteurs et de préoccupations ; il est primordial que les organisations réfléchissent à tous les angles pour voir comment les CU peuvent apporter un maximum de réussite dans les affaires et un avantage concurrentiel.