Les Communications unifiées : outiller le lieu de travail de demain dès aujourd’hui

Il n’y a pas si longtemps, afin de comprendre la hiérarchie d’une entreprise, il suffisait d’examiner le plan d’étage du siège social : les nouvelles embauches étaient dans l’agglomération centrale de bureaux à cloisons, les vendeurs réussis et expérimentés avaient des bureaux sur les bords dotés de fenêtres, et l’équipe de cadres supérieurs se trouvait dans les bureaux d’angle.

Au sens figuré, le DG occupe toujours un bureau d’angle, mais grâce aux progrès dans les Communications unifiées (CU), le patron peut également être à l’aéroport en conférence téléphonique en utilisant sa tablette, les membres de l’équipe des ventes peuvent soumettre leurs rapports de fin de mois sur leurs téléphones cellulaires du fond d’un salon commercial et il se peut fort bien que la nouvelle embauche ne soit pas dans le siège social du tout. Avec les CU, il ou elle n’est pas attaché à un ordinateur de bureau, alors son lieu de travail pourrait être la succursale de l’entreprise à l’autre bout de la ville où une commande urgente exige du personnel supplémentaire.

Au lieu d’alimenter les commérages autour de la machine à café portant sur les fortunes des étoiles montantes et filantes du bureau, les CU entrainent l’efficacité, accroissent la productivité et favorisent la collégialité. En fait, lorsqu’elles font l’objet d’un déploiement correct, elles mènent à des employés plus satisfaits.

Cisco Systems Inc. comprend cela. Le nouveau siège social canadien de l’entreprise sert de modèle des façons que les CU refaçonnent l’environnement du bureau et canalisent les énergies des nouveaux jeunes employés hyperbranchés afin de mieux résoudre les problèmes et faire face aux défis.

David Heather est directeur des ressources humaines pour Cisco Canada. Sa journée de travail typique est soutenue par les CU, dont les grandes lignes s’organisent ainsi :

• Il amène ses deux jeunes enfants à la garderie.
• Il rentre chez lui pour une vidéoconférence avec des collègues en Europe.
• Il prend le train de chez lui à Oakville au bureau de Toronto de Cisco Canada, où il travaille sur un appareil mobile avec une connexion sécurisée au réseau de l’entreprise.
• Il rencontre son équipe dans un des nombreux espaces de collaboration à l’aide de tableaux blancs et autres outils de remue-méninges.
• Il réserve un bureau privé pour concrétiser ses pensées avant une téléconférence avec son directeur en Californie lors de l’ouverture de ce bureau-là.
• Il s’occupe de tout autre travail qui lui reste à terminer ce jour-là pendant le trajet de retour en train vers Oakville.

« Ma journée a été sans heurts », dit-il. Peu importe le lieu, il peut être productif.

Les bienfaits pour les employés sont des bienfaits pour l’entreprise
Le vent nouveau de la flexibilité qui au sein du siège social de Toronto souffle sur les lieux de travail Cisco à travers le monde. Cisco interroge régulièrement ses employés à propos de leur satisfaction à l’égard du lieu de travail et des résultats récents soulignent la valeur que les employés accordent à la flexibilité :

• 52 pour cent des employés travaillent dans un lieu différent de leur directeur.
• 50 pour cent collaborent avec des collègues dans un différent fuseau horaire.
• 89 pour cent des employés pratiquent le télétravail au moins une fois par semaine.
• 74 pour cent disent que cette flexibilité améliore la rapidité de leur travail, alors que 67 pour cent disent qu’elle en améliore la qualité.
• 83 pour cent disent que Cisco est un endroit fantastique où travailler ; 73 pour cent affirment qu’ils rejetteraient une offre compétitive pour demeurer avec l’entreprise.

Au bout du compte

En adoptant la culture du travail partout et à tout moment rendue possible par les CU, plusieurs entreprises peuvent diminuer l’empreinte physique de leurs opérations et réinvestir l’argent qu’ils auraient dépensé auparavant sur des couts immobiliers dispendieux afin d’accommoder tous les employés. Cisco réussit à réduire ses couts immobiliers grâce au partage de bureau.

« Nos employés n’ont pas à être redevables à un ordinateur de bureau », affirme M. Heather. Comme la plupart des entreprises dotées d’une main-d’œuvre mobile, Cisco n’exige jamais que l’ensemble de ses employés soit au siège social tous à la fois. Il affirme que l’entreprise coupe ses couts immobiliers à Toronto en fournissant de 350 à 400 sièges pour un personnel deux fois plus nombreux.

Les CU et trois éléments qui définissent l’évolution du lieu de travail

La culture : Avoir des paires de fesses dans des chaises de bureau, ce n’est pas une mesure de la productivité. Les entreprises éclairées comprennent que si vous donnez aux personnes les outils pour établir des liens relatifs aux buts ou besoins communs, elles seront productives en tout lieu. C’est une question de confiance soutenue par de solides résultats.

Les locaux pour bureaux : La flexibilité est primordiale. Le remplacement de bureaux fixes dotés d’ordinateurs câblés par des salles de collaboration et des bureaux privés à réserver permet à l’organisation de maximiser les bienfaits d’une main-d’œuvre mobile tout en minimisant ses exigences d’espace. Il n’est pas nécessaire de réserver de l’espace pour les employés qui ne sont pas souvent au bureau.

La technologie : La prochaine génération d’employés cherchera de la technologie qui fonctionne avec autant de facilité que les technologies qu’ils connaissent déjà à l’extérieur du bureau. Déjà, ils postent sur l’Internet, utilisent Twitter et Skype socialement, et s’attendront à collaborer ainsi au travail. Ils chercheront des technologies Web 2.0 pour étendre leur portée afin de mieux rejoindre leurs pairs, les clients et les partenaires.

La raison d’être des CU est de permettre aux bonnes personnes d’établir des liens au moment propice. Lorsqu’une entreprise peut réunir du riche contenu et des conversations collaboratives, des solutions en ressortent qui peuvent générer des résultats commerciaux.

Toutefois, cette conjecture n’existe pas sans la bonne infrastructure technologique. Dans le monde du nouveau lieu de travail, il faut à la fois assurer la capacité d’utiliser n’importe quelle poste de travail en branchant votre téléphone IP sans une opération de déplacement et de modification de la part du département technique ; un seul numéro pour vous rejoindre, que vous utilisiez votre téléphone de bureau ou votre appareil mobile, ou que travailliez à domicile ; un accès continu au réseau d’entreprise.

« Les Communications unifiées sont le tissu qui relie ces éléments », affirme M. Heather.