Ce que mes utilisateurs doivent savoir sur le mode PAP

Que cela plaise aux entreprises ou non, l’utilisation des appareils en mode PAP (prenez vos appareils personnels), parfois considérée comme la « personnalisation des technologies de l’information », est bien ancrée au sein de plusieurs compagnies. Les employés apportent leurs propres cellulaires, tablettes et ordinateurs portables au bureau, plutôt que de simplement accepter ce que l’employeur leur offre.

La question n’est pas « quand est-ce que ça se produira? », mais plutôt « comment gérer la situation de manière avantageuse à la fois pour l’entreprise et pour l’employé? ». Le secret du succès est une compréhension claire du rôle de chacun dans le grand ordre des choses. L’employeur et l’employé doivent tous deux s’entendre sur leurs responsabilités respectives.

Pour cela, il faut des politiques : des politiques qui doivent être appliquées par l’employeur et que chaque employé doit signer avant d’obtenir un accès autorisé aux données de l’entreprise sur son appareil personnel. Une politique qui n’est pas appliquée ne vaut rien.

Il faut trouver un juste équilibre. Les politiques doivent protéger les données de l’entreprise et les intérêts de l’employeur, sans toutefois trop limiter les droits de propriété de l’employé. Elles doivent également s’appliquer à tout le monde; si certaines personnes peuvent faire fi de politiques que les autres sont tenus de respecter, il faut s’attendre à ce que ces politiques soient rapidement ignorées par tout le monde.

Que devrait contenir la politique?

Les politiques devraient, tout d’abord, confirmer qui est le propriétaire de l’appareil. Si un employé achète un appareil et l’apporte au travail, l’employeur ne devrait pas en être considéré comme le propriétaire simplement parce que l’appareil est connecté aux ressources de l’entreprise. D’un autre côté, certains modèles PAP laissent les employés choisir l’appareil et remboursent son coût : donc, l’appareil appartiendrait à l’entreprise. Il faut que cela soit clair, tout comme les questions (possiblement plus importantes) sur à qui revient la responsabilité de l’appareil, qui s’occupe des services d’assistance et de quelle façon l’appareil sera géré. L’employeur peut couvrir ou peut ne pas couvrir l’entièreté ou une partie des coûts des services de télécommunications du téléphone; cela aussi doit clairement être défini.

L’administration et la protection sont des sujets particulièrement délicats qui doivent être codifiés aussi explicitement que possible. L’utilisateur et l’employé doivent s’entendre sur les données d’entreprise qui seront accessibles ou qui pourront être stockées sur l’appareil, ainsi que sur la confidentialité de l’information personnelle de l’utilisateur. Il est également important d’être d’accord sur la façon dont sera administré l’appareil : est-ce que l’employeur aura le droit d’installer un agent sur l’appareil pour le surveiller? Est-ce qu’il sera autorisé à effacer les données (indice : la réponse devrait être « oui », mais uniquement pour les données d’entreprise) si, par exemple, l’appareil est perdu ou volé?

Toutes les parties doivent convenir de ce qui se passera si l’employé quitte l’entreprise, volontairement ou non. Qui gardera l’appareil? Qui gardera le numéro de téléphone qui y est associé? Comment est-ce que les données de l’entreprise seront supprimées de l’appareil si l’employé le garde? De tels facteurs doivent être pris en considération et codifiés sans laisser place à l’interprétation.

En conclusion, l’employeur et l’employé doivent connaître les sanctions qui s’appliqueront si les politiques ne sont pas respectées. Par exemple, est-ce que certaines infractions pourraient entraîner un licenciement? Afin d’éviter les problèmes plus tard, ces clauses devraient être soumises à des fins d’examen au service juridique.

Il n’est pas évident d’élaborer une politique qui prévoit toutes les éventualités. C’est pourquoi les vendeurs, y compris Rogers, offrent des services qui aident les entreprises à mettre en œuvre et à gérer leurs programmes PAP. Mal exécutés, les programmes PAP peuvent augmenter les coûts et potentiellement présenter des risques de sécurité (ainsi que les responsabilités juridiques qui en découlent). Bien exécutés, ils peuvent faire économiser de l’argent, accroître l’efficacité et rendre les employés plus heureux et productifs.