Attendez-vous au pire afin d’y être bien préparé

Vous avez élaboré un solide plan de continuité des activités (CA) pour votre entreprise, qui devrait assurer les arrières de votre organisation en cas de sinistre. Vous avez appliqué toutes les pratiques exemplaires à la lettre et avez envisagé toutes les éventualités. Vraiment?

À moins que vous n’ayez déjà mis à l’épreuve votre capacité à intervenir en cas de catastrophe naturelle ou d’autres situations menaçant votre entreprise, savez-vous réellement comment votre plan, vos processus et vos employés entreront en jeu dans une situation réelle? Heureusement, vous pouvez déterminer les diverses manières dont votre entreprise s’en sortirait si l’impensable devait survenir.

Commençons pas à pas

La planification de la CA exige de commencer par de tout petits pas, notamment des « exercices sur table » qui consistent généralement en des scénarios bien précis mettant en scène diverses personnes, que ce soient des membres d’une équipe responsable de l’intervention ou des représentants de quelques équipes au sein de l’entreprise qui devront faire partie d’un scénario plus général. Imaginez cela comme étant une simulation, sans le dé à 40 côtés, dans le cadre de laquelle l’avenir de votre entreprise est en jeu.

Il est 4 h et l’alarme d’incendie est déclenchée à une installation clé. Alors… c’est parti! Les membres participant à la simulation discutent du scénario et déterminent si le plan a porté ses fruits ou non. Il s’agit d’une excellente façon de vous assurer que les employés de votre entreprise sont prêts à intervenir si les choses devaient mal tourner tout en veillant à ce que chacun puisse aller siroter un verre dans un bar local à la fin de la journée.

Les choses se compliquent

D’accord, alors tout s’est bien passé dans ce scénario. Toutefois, ce ne sont pas toutes les situations qui seront aussi compartimentées et faciles à gérer. Pour votre prochain test, il est temps de complexifier les choses. Cette fois-ci, on augmente le nombre de personnes impliquées; elles proviennent possiblement de différents emplacements et ne sont pas toutes concernées de la même façon par les situations hypothétiques qui se produisent. Si le jeu de rôle du scénario précédent vous semblait être une partie de Donjons et Dragons, il est maintenant temps que vous vous imaginiez être sur un terrain de paintball. Les « projectiles » ne sont peut-être pas réels, mais les conséquences le sont davantage si vous en êtes atteints. Voilà qu’il est temps de rendre le scénario, et tous ceux qui y participent, encore plus réaliste et aussi immersif que possible. Tout au long du scénario, dressez des obstacles que l’équipe devra affronter, car en situation réelle, il est très probable que des difficultés surgiront ici et là.

La tendance est de mettre son plan à l’essai avec ses meilleurs employés. Je vous suggère plutôt de faire participer des employés moins compétents pour vérifier si votre plan est à la hauteur ou non, car il est possible que, lors d’une quelconque situation catastrophique, vous deviez expliquer à Joe, de l’équipe du marketing (qui habite à cinq minutes du bureau), les tâches techniques devant être effectuées pour assurer la reprise des opérations de l’entreprise, seulement parce que Joe a pu se rendre sur les lieux une demi-heure avant tout le monde.

Et qui sait si certains services offerts par des tiers seront accessibles en cas de désastre? Bien entendu, vous ne testeriez peut-être pas la fiabilité de votre système téléphonique de cette manière. Cependant, il se pourrait que le système téléphonique ne fonctionne tout simplement plus en raison de votre désastre « improvisé ». Ajoutez ce test à votre scénario afin d’évaluer la capacité de votre équipe à résoudre des problèmes, une qualité qui sera sans doute mise à l’épreuve dans n’importe quelle situation catastrophique réelle.

Les simulations peuvent se dérouler sur quelques heures, mais elles peuvent également se prolonger pendant plusieurs jours afin d’évaluer si le plan (et votre équipe) est à la hauteur lors de ces situations indésirables qui s’éternisent. Cela dépend du degré de préparation que vous voulez que votre organisation affiche et, réciproquement, à quel point vous, en tant que personne imaginant le scénario d’essai, souhaitez être impopulaire.

Allons en profondeur

Cette deuxième ronde d’essai permettra de simuler à merveille un désastre et de tester la capacité de votre entreprise à s’en sortir. Néanmoins, vous devez parfois savoir comment les choses vont réellement se passer si ça tourne mal.

Cela représente un essai d’envergure, impliquant de nombreuses pièces en mouvement provenant de différents secteurs de l’organisation. Fixez une heure de départ et une heure de fin; à l’intérieur de cette plage horaire, divers événements devraient se produire à l’insu de la plupart des participants. Et, si lors des tests précédents vous aviez dressé certains obstacles, il est temps d’ériger un mur. Et peut-être d’y ajouter quelques barbelés. Les désastres menaçant les entreprises sont réputés pour ne pas jouer franc-jeu.

Il est temps d’accroître le réalisme à un niveau inégalé. Si, avant cela, vous expliquiez le vidéo de sécurité avant le décollage, maintenant vous demandez aux gens d’enfiler leur masque à air et de se diriger vers la glissoire. Peut-être que cette fois-ci, un lieu doit vraiment être évacué. Peut-être que votre installation de reprise en catastrophe est réellement sens dessus dessous.

Qui ne risque rien n’a rien.

Il peut être éprouvant de placer votre équipe dans de telles situations, mais il est encore plus pénible d’avoir à affronter d’importants désastres menaçant votre entreprise. De plus, en mettant à l’essai certains scénarios qui testeront réellement votre plan et vos employés, vous mettrez votre organisation dans une situation idéale pour échapper aux événements qui pourraient déterminer l’avenir de toute entreprise.