Améliorer les pratiques commerciales avec les Communications unifiées

Par Suzanne Robicheau
La portée des Communications unifiées (CU) risque d’être aussi transformatrice que celle de l’impression mécanique en ce qui concerne la reconfiguration du monde des affaires et les améliorations des moyens de partage d’information.

Plus qu’une simple question d’argent

Alors qu’elle était surtout motivée auparavant par un souci de réduction de couts, la transition des systèmes téléphoniques traditionnels aux systèmes voix sur IP est dorénavant plus fréquemment poussé par le besoin de meilleurs processus administratifs.

Selon Jon Arnold, conseiller principal chez la société de conseil torontoise J. Arnold and Associates, il est courant que les directeurs adoptent plus souvent les CU pour transformer leurs entreprises plutôt que de surtout chercher à économiser quelques dollars. « Nous sommes confrontés à des enjeux liés à la productivité et l’administration de la décentralisation. C’est en examinant les procédés opérationnels et les moyens qui font que les gens travaillent de façon plus efficace que nous réussissons à résoudre plusieurs problèmes », dit-il.

Voici quelques-unes des solutions offertes par les CU.

Réduire, redéfinir et reprendre

Fournir l’accès à la connectivité partout et à tout moment aux employés permet de réduire les voyages professionnels, redéfinir les réunions en personne et reprendre pour soi le temps passé à faire la navette. Le fait de doter un employé qualifié d’outils lui permettant de travailler en temps réel et de réaliser des opérations partout et à tout moment trouve un écho chez tous les dirigeants d’entreprise.

Comment y arriver dès maintenant

Plusieurs dirigeants de l’entreprise saisissent les avantages stratégiques de systèmes améliorés de communication et de collaboration. Ils comprennent le « pourquoi » — mais ils ont toujours besoin d’aide avec le « comment ».

« Il s’agit d’une occasion pour les chefs de file des TI d’agir en tant que conseillers importants et d’aider aux dirigeants de l’entreprise de mieux comprendre comment les CU peuvent améliorer les procédés opérationnels », affirme Dean La Riviere, directeur général des services de collaboration de Cisco Canada.

Arnold est d’accord que les professionnels des TI sont spécialement qualifiés pour assumer la responsabilité de sensibiliser les chefs de file, de même que les employés du rang, à propos des avantages des CU. « Il s’agit d’un rôle important pour les TI, et une occasion à présenter et définir des solutions », dit-il.

Approvisionner la boite à outils avec des outils de haute qualité

La plupart des employés n’auront pas à se faire convaincre des avantages des CU et d’autres outils de collaboration. Elles font déjà partie de leurs vies personnelles depuis un certain temps, et il est probable qu’ils s’en servent également au travail, bien que sans l’accord des organisations des TI.

« Les gens optent pour ces applications gratuites excessives parce que les bébelles qu’ils ont chez eux sont tellement meilleures que les outils qu’ils ont au bureau. (Par contre, celles-ci) peuvent compromettre la sécurité et la bonne gestion du réseau d’entreprise », affirme M. Arnold.

Parce qu’il est primordial que tout le monde dans l’organisation soit impliqué dans la création et le respect des politiques d’usage, les décisions portant sur les applications et outils informatiques à utiliser au sein d’un environnement d’entreprise sont mieux gérées par une équipe qui rassemble les TI, les dirigeants de l’entreprise et l’ensemble des employés.

Selon M. La Riviere, le rôle des TI est de « convaincre » les organisations des gains de productivité d’un seul outil pour les communications et la collaboration, tant au sein de l’entreprise qu’au-delà de celle-ci. Mais, ce qui est plus important encore, les TI doivent ouvrir la voie à la promotion d’une évolution culturelle plus élargie en sensibilisant les utilisateurs et en obtenant de l’appui pour le respect des lignes directrices d’entreprise sur le plan de l’utilisation des applications et outils des TI.

Une prévision de nuages à l’horizon

Arnold décrit le passage des projets des CU au nuage informatique en tant que « stratégie de survie pour les TI », qui, tout en permettant aux chefs de file des TI de définir et de superviser les solutions, fait appel à un tiers de confiance pour intégrer les éléments et assurer le bon fonctionnement des applications. « Nous n’avons pas besoin de le gérer, mais nous devons en être le propriétaire-exploitant et garder nos mains au volant. Cela assure que le dossier demeure gérable, et que nous ne devions pas nous occuper de toute la complexité si nous avons le bon partenaire », dit-il.