BLOGUE – La semaine dernière avait lieu l’ouverture de la Tour Deloitte. Cette tour offre un environnement de travail moderne, avec plusieurs types de configuration et aucun bureau fixe, peu importe votre statut.OuvertDeloitte

Cela m’a fait réfléchir à la productivité et aux environnements de travail. Pour avoir travaillé durant plus de huit ans pour Ubisoft Montréal dans un environnement similaire (d’accord un peu moins moderne à cette époque, mais sur le principe similaire), je me questionne toujours sur le meilleur type d’environnement pour la productivité.

Chez Ubisoft, j’ai commencé à remarquer que mes collègues disaient souvent : « Si tu veux avoir du temps de travail de qualité, rentre tôt ou fini tard, car entre 9h et 17h, ici, on ne livre rien ». Des années plus tard, même à 7h du matin, plusieurs bureaux étaient déjà occupés.

À quelle heure faut-il entrer au bureau pour être capable de se concentrer selon ses besoins?

L’effet de l’environnement sur le travail

1. Le bruit

Un environnement trop bruyant et rempli d’interruptions ne fait qu’accumuler des frustrations chez les employés.

Un signe que votre environnement n’est pas optimal? Vos employés se cachent. Vous les retrouvez dans une salle pour travailler « en paix », ils veulent souvent travailler de la maison pour se concentrer, ils sont assis dans un coin de la cafétéria avec des écouteurs sur la tête. Finalement, ils fuient leur bureau.

Si quelqu’un de votre équipe se plaint de son environnement. Faites quelque chose. L’ignorer est d’accepter une moins bonne performance.

L’environnement optimal a un niveau de bruit acceptable et est assez privé. Ultimement, il offre plusieurs possibilités pour les différents types de personnes et de besoins.

Ce ne sont pas toutes les entreprises qui ont des budgets pour créer autant de types d’espace différents comme la Tour Deloitte. Il reste que pour moi le gestionnaire a le rôle de créer l’environnement optimal pour son équipe, et il peut y arriver avec de la créativité.

Par exemple, pour gérer le bruit vous pouvez :

  • créer des zones de travail à même votre espace comme quelques petites tables de 2 à 4 personnes dans un coin avec des murs amovibles ou des affiches suspendues en guise de mur;
  • rapprocher physiquement les gens qui travaillent ensemble;
  • installer une zone « silencieuse » avec tous les employés dont le niveau de concentration doit être plus élevé;
  • etc.

Requête du coach

Que pouvez-vous faire pour optimiser le bruit dans votre environnement de travail à un coût raisonnable?

2. Les interruptions

Il y a les interruptions que l’on ne contrôle pas (bruit environnement, voisin, collègue qui a une question, patron qui vient, etc.) et celles que l’on contrôle (le téléphone, les courriels, etc.).

Discutons de celles que l’on ne contrôle pas.

De mon expérience, dans un environnement ouvert, il arrive plus souvent d’être interrompu.

  • Le bruit : la voix du voisin, des groupes de travail qui se créent ad hoc juste à côté de votre bureau.
  • Les visiteurs : un collègue qui vient vous voir, votre patron qui passe et vous demande un suivi sur un dossier.
  • Les réunions : nécessaires ou non.

Les interruptions que l’on ne contrôle pas sont nombreuses et nuisent à la productivité.

Encore une fois, soyez créatifs et communiquez votre mode de fonctionnement. Je comprends si certains d’entre vous ont la peur de ne pas paraître assez collaboratif ou de paraître froid. En même temps tout est une question de savoir le communiquer. Parlez-en d’abord à votre patron!

Qui sait, grâce à votre initiative vous pourriez définir un nouveau mode de fonctionnement dans votre département pro-productivité!

Par exemple, pour gérer les interruptions vous pouvez :

  • informer vos collègues que vous avez des périodes de votre journée où vous ne souhaitez pas être dérangés, ou au contraire les périodes ou vous êtes ouverts;
  • trouver un signe visuel (un drapeau, un post-it, etc.) indiquant votre statut (disponible ou non disponible);
  • etc.

Tranche de vie : Dans mon rôle de gestionnaire chez Ubisoft, j’avais plusieurs réunions et entre les réunions, les suivis et les projets, il m’était difficile d’être simplement disponible. J’ai informé mes collègues et employés que j’étais à mon bureau tous les jours jusqu’à 10h et à partir de 16h. Durant ces périodes, j’effectuais des tâches ayant un besoin de concentration moindre, je réglais énormément de dossiers de vive voix plutôt que par courriel. Oui, j’ai refusé plusieurs réunions formelles, mais dans l’informel c’était drôlement efficace ?

Requête du coach

Que pouvez-vous faire pour encourager le temps sans interruptions?

N’oubliez pas d’utiliser ceci avec parcimonie et cohérence sinon il perd tout son sens. Si vous voyez quelqu’un qu’on ne peut jamais déranger, allez-vous croire à son signe?

Finalement, je crois il est possible d’avoir un environnement ouvert, collaboratif et en même temps propice à la productivité et faisable à budget limité.

Quelles sont vos idées à ce sujet?

Vous désirez améliorer la productivité générale de votre équipe et avoir un regard externe sur votre environnement?

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