Mes collègues de travail ont toujours été fasciné par le fait que ma boîte de réception de courriel est perpétuellement vide, tout comme mes boites vocales d’ailleurs. J’applique une méthode qui va à l’encontre des « bonnes pratiques » en matière de gestion du temps et des priorités.
Habituellement, on préconise à quelques détails près la méthodologie suivante : Lire et répondre à ses courriels et prendre ses messages tôt le matin, avant l’heure du lunch et en fin de journée seulement. Le reste du temps, ignorez que cela existe! Le but de l’exercice est de garder le focus sur son agenda et sur sa liste de tâches, bref d’être plus productif. Cette méthode a ses vertus, certes, mais elle n’est définitivement pas efficace.
Lorsque la réalité vous dépasse
Vous devez préparer une importante proposition pour un client. Vous bloquez votre agenda, fermez le téléphone, verrouillez la porte et ignorez votre messagerie. À l’heure du lunch vous avez abattu beaucoup de boulot et vous en êtes très fier, mais vous vous rendez rapidement compte que tout cela a été inutile : vous avez deux messages dans la boite vocale et trois courriels où on vous sollicite d’urgence; le client a modifié 50 % de ses exigences, mais conservé la même échéance. Vous êtes maintenant dans le trouble… Comment conserver son efficacité tout en maintenant à peu près le même niveau de productivité?
En développement logiciel, il est devenu commun de travailler de façon agile afin de valider constamment que la livraison du projet est toujours en ligne avec les exigences. Cette philosophie peut s’appliquer également dans la gestion de son temps et de ses activités.
La méthode du système D
Avec la méthode du système D, à la réception d’un courriel, vous avez quatre options : Prendre action (Do it), prévoir pour plus tard (Date it), déléguer (Delegate it) et effacer (Delete it).
Prendre action (Do it)
Une question simple mérite une réponse instantanée, tout comme une urgence mérite une action immédiate. Votre client qui change une spécification, ce qui a un impact direct sur la proposition sur laquelle vous travaillez, requiert votre attention à ce moment précis, au risque de disserter pendant deux heures sur un point qui n’est plus requis.
Prévoir pour plus tard (Date it)
Est-ce que c’est non-urgent et/ou cela demande un peu plus de travail de votre part? Glissez le courriel dans vos tâches en lui collant une date et une heure pour sa réalisation, selon son niveau d’urgence.
Votre client qui vous demande de lui envoyer pour vendredi une mise à jour sur le projet en cours est un bon exemple. Prévoir dans le temps la réalisation de cette tâche dès sa réception évitera que cette demande se « perde » dans votre boite de réception et que le client vous relance le mardi suivant, parce qu’il n’a pas reçu ce qu’il avait demandé.
Déléguer (Delegate it)
Si une demande implique d’autres personnes, faites-leur suivre l’information. Ils peuvent ainsi faire avancer un dossier beaucoup plus rapidement, surtout s’ils gèrent leurs activités de la même façon que vous. Combinez cette action avec une action de type « Prévoir pour plus tard » et vous vous assurez de faire un suivi au bon moment.
Effacer (Delete it)
Est-ce qu’aucune action est requise ou s’agit-il d’un message informatif? Voici comment on gère la majorité des « copies conformes » que nous recevons. Prenez le temps de compter le nombre de « OK », « Merci! » et « A+ » qui encombrent votre boite de réception et vous prendrez conscience de la puissance de cette commande.
La méthode du système D est à contre-courant de la saine gestion du temps, peut-être, mais elle est d’une redoutable efficacité. Je vous mets au défi d’en faire l’essai pendant au moins une semaine. Vous constaterez très rapidement que vous en retirerez de grands bénéfices et même un avantage concurrentiel si vous touchez de près ou de loin au service à la
Allez-vous relever ce défi?