Dresser l’inventaire de ses actifs numériques n’est pas une mince affaire, mais c’est essentiel.
Toutes les entreprises tiennent un inventaire, mais c’est rarement le cas lorsqu’il s’agit des actifs numériques, rarement comptabilisés dans les immobilisations.
« Il faut faire le point sur l’utilisation du numérique et ses coûts », insiste Erik Moll, de Comparex Canada. Ce spécialiste de la gestion numérique relève que l’absence de gestion des actifs numériques (logiciels, applications, contrats, licences) est coûteux, très coûteux.
Ces actifs sont éparpillés partout dans l’entreprise : les finances, les ressources humaines, le marketing, les TI, toutes ces unités utilisent des logiciels et des applications, assortis de contrats et de licences.
Ajoutons à cela les fournisseurs de produits informatiques ou logiciels, et on perd rapidement le compte. D’autant qu’on n’a pas encore comptabilisé les appareils mobiles…
« Rien qu’en centralisant tous les contrats de service d’un même fournisseur, avec qui plusieurs département font affaires, on peut réduire la facture globale de 40 % », selon Eric Moll, qui propose des solutions de gestion des actifs numériques (Software Asset Management ou SAM) aux entreprises.
Erik Moll soutient que l’utilisation optimale des suites logicielles est difficile si on n’a pas un portrait juste de l’ensemble, tant des outils que de leur utilisation. C’est ainsi que Comparex offre non seulement la réalisation des inventaires numériques, mais également leur gestion.
« La procédure SAM permet de faire un suivi, en temps réel, de qui utilise quoi, comment et quand. »
En temps réel, un directeur des TI peut ainsi voir si une suite logicielle ou une application est réellement utilisée, et pour quelles raisons. Il est alors plus facile de savoir si une acquisition ou une licence est rentabilisée.
Quant à la gestion des licences, justement, elle peut rapidement tourner au cauchemar si un des manufacturiers décide de faire l’audit des produits numériques.
« Rien qu’en évitant les redondances logicielles, on peut économiser jusqu’à 20 % sur les coûts de ces produits », affirme Erik Moll.
Tout cela fait en sorte que la budgétisation devient plus facile.
Il y a plus : la gestion du risque et de la conformité se trouve également relevée par l’inventaire des contrats de licence, et leur gestion.
« Les changements aux conditions d’utilisation, les licences qui expirent, tout cela génère du risque », dit encore Erik Moll. Il cite l’exemple des plateformes Oracle et Microsoft 365 qui changeraient en même temps, affectant quelque 500 processeurs en même temps. De plusieurs mois auparavant, la gestion de ce changement peut se faire en quelques semaines grâce aux processus SAM, soutient l’expert.
Sans compter les économies réalisées en faisant une gestion serrée des licences. Parce qu’il n’est pas rare que l’on utilise des logiciels sans contrats, puisqu’on ne sait tout simplement pas que les licences sont échues, les coûts peuvent être énormes. KPMG estime que pour 52 % des entreprises, les pertes causées par les amendes infligées lors d’audit sur les utilisations sans licence occasionnent des pertes allant jusqu’à 10 % des revenus d’une société.
Enfin, non seulement Comparex offre-t-elle de dresser l’inventaire des actifs numériques, en les réunissant dans une base de données, mais elle propose aussi des outils pour les interpréter : « On ne fait pas que vous aider à compiler les données, on vous aide à le interpréter », conclut-il.
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