Le Vérificateur général consacre un chapitre de son rapport pour l’année 2006 à l’utilisation des technologies de l’information par l’administration de la ville. Alors que le plan directeur n’a pas encore été approuvé, le rapport fait état de la complexité de gestion des TI, du parc applicatif vieillissant, de lacunes dans les pratiques et de l’accaparement des ressources.
D’entrée de jeu, le rapport du Vérificateur général de la Ville de Montréal Michel Doyon mentionne que ce plan directeur, réalisé par une firme externe en 2005 à la suite d’une résolution approuvée en 2002 par la Ville, n’a pas encore été soumis pour approbation au comité exécutif.
M. Doyon indique que « l’importance de la fonction TI (budget annuel de l’ordre de 100 millions de dollars pour environ 400 employés) est telle que les enjeux soulevés dans ce plan ne peuvent demeurer sous silence et doivent être présentés au comité exécutif le plus rapidement possible ».
Gestion complexe
En premier lieu, le vérificateur soulève la présence « d’une complexité de gestion et d’une sous-optimisation dans l’utilisation et la productivité des ressources » en raison de la très grande diversité du parc applicatif et technologique.
Il mentionne la présence de près de 400 applications, dont plusieurs sont redondantes, de l’utilisation de plus de 550 serveurs répartis dans 63 sites, et de l’emploi de neuf systèmes d’exploitation différents, d’un grand nombre de systèmes de gestion de bases de données – dont certains sont désuets – et d’une pléiade d’outils de développement.
Parc vieillissant
M. Doyon souligne que le quart du parc applicatif est « dans un état de grande désuétude », parce qu’elles reposent sur un système d’exploitation qui n’est plus supporté par le fournisseur, et que l’indisponibilité d’une vingtaine de ces applications, qualifiées de « critiques » pour le fonctionnement de la Ville, pourrait entraîner des perturbations ou le blocage de certaines opérations.
Le Vérificateur constate que la moitié des applications a atteint le stade de la maturité et recommande que ces applications soient surveillées pour en éviter la désuétude à moyen terme. Il ajoute que les applications restantes sont récentes et reposent sur des plates-formes technologiques modernes.
Lacunes dans les pratiques
M. Doyon remarque que la fonction des technologies de l’information de la Ville de Montréal se situe « légèrement » sous la moyenne des autres organisations gouvernementales en matière de performance, mais ajoute que les pratiques TI de la municipalité présentent « un écart marqué, malgré de nombreux efforts pour le réduire ».
Un bilan des pratiques TI, soit les processus de gestion, de soutien et de livraison des services offerts par la Direction des technologies de l’information aux clientèles de la Ville, fait état de l’inexistence de pratiques au stade optimisé, soit le niveau supérieur. Les éléments relatifs à la prestation des services aux clients, aux relations avec les clients et à l’administration font l’objet de pratiques existantes, partielles, fragmentaires ou à formaliser. Les pratiques relatives au soutien à la prestation des services sont toutefois inexistantes ou minimales.
Des ressources et du temps
Enfin, le vérificateur remarque qu’un grand nombre des ressources sont utilisées pour le maintien de systèmes existants et que la marge de manœuvre nécessaire au développement et à l’évolution des technologies de l’information est « difficile à dégager ».
Il souligne l’accroissement du temps accordé par les ressources pour l’entretien d’applications essentielles, la difficulté ou l’impossibilité de modification ou d’évolution des applications pour la satisfaction des nouveaux besoins, ainsi que la pression accrue des fournisseurs pour le renouvellement des technologies qui ne sont plus supportées.
Solutions
Le vérificateur indique qu’un document synthèse, qui a été préparé par une société-conseil externe en 2006 et qui a servi à l’établissement des constats envers les TI, contient également des solutions qui permettraient à la Ville de résoudre ces enjeux.
Il recommande ainsi la réalisation d’un plan d’affaires informatiques par chaque arrondissement et service corporatif de la ville, l’amélioration des infrastructures technologiques par une rationalisation et la création de « zones de services adaptées aux besoins particuliers des diverses catégories d’utilisateurs » autour d’un noyau central, ainsi que la rationalisation et la modernisation des applications.
L’établissement d’une vue architecturale unifiée de l’information et l’utilisation de données géoréférencées et l’élaboration d’une architecture d’entreprise municipale sont également recommandées à la Ville. De même que l’organisation de l’information en fonction d’une exploitation flexible pour des utilisations pouvant être définies ultérieurement et la préconisation du modèle de solutions en libre-service.
Le vérificateur général suggère également à la Direction des technologies de l’information de Montréal de procéder à l’adoption, l’adaptation et l’utilisation de meilleures pratiques, tout comme de renforcer les rôles d’architecte et de conseiller pour favoriser une polyvalence accrue. Enfin, M. Doyon recommande une modernisation de la gouvernance de la fonction TI, où chacune des unités administratives de la ville participerait activement à une gestion optimale des technologies de l’information.
Il rappelle que ces recommandations visent « à favoriser l’utilisation du plein potentiel des TI pour appuyer la prestation de services aux citoyens », et que les objectifs principaux sont l’établissement d’une fonction TI qui appuie une stratégie d’affaires centrée vers le citoyen. Cette stratégie vise également à permettre l’évolution de la fonction TI du rôle de fournisseur à celui de partenaire d’affaires et l’élévation de cette fonction « au rang des organisations les plus performantes des grandes villes de l’Amérique du Nord ».
Le Vérificateur général a également fait état de l’utilisation des systèmes informatiques pour le traitement des constats d’infraction de circulation et de stationnement, où le recours à une console sans fil et à la numérisation de l’information mettra bientôt un terme à l’utilisation de contraventions sur papier carbone. Le rapport de vérification fait également état d’une analyse de l’utilisation du courrier électronique à la Ville de Montréal, ainsi que de l’environnement des centres de traitement de l’information.
Vous pourrez lire des informations additionnelles à propos des éléments liés aux TI du rapport du vérificateur, des précisions et des réactions dans la prochaine édition du magazine Direction informatique.
