L’imprimante est un périphérique qui est devenu, avec l’évolution technologique, un bien de commodité voire de nécessité au sein des organisations. Or, l’utilisation de ce type d’appareil a plusieurs impacts sur la gestion d’une entité, tout comme sur son budget. Survol.
L’impression de documents est une fonctionnalité qui semble être indissociable de l’informatique. Que ce soit dans le cadre de la production de rédactions, de factures, d’épreuves ou de notes à conserver, presque tous les utilisateurs d’ordinateurs ont besoin à un moment ou un autre d’imprimer des informations sur du papier. L’établissement d’une stratégie reliée à l’utilisation des imprimantes nécessite la considération de plusieurs facteurs.
Imprimantes en réseau, réseau d’imprimantes
Si les imprimantes de première génération ne fonctionnaient que pour un seul ordinateur, puis en partage pour une poignée de postes de travail par le biais d’un commutateur « KVM », la réseautique a permis de relier un plus grand nombre de postes de travail à un même périphérique. Certains ont alors cru que la quantité d’imprimantes requises dans une organisation serait minimisée.
Mais le partage a ses limites. Un article du magazine Processor, paru en novembre 2006, réfère à une étude de Konika Minolta où on estime qu’il faut une imprimante pour cinq à huit employés.
La quantité de documents imprimés par les types d’utilisateurs a une incidence sur le nombre d’appareils requis, et le ratio varie de 1,2 utilisateur par imprimante, dans les scénarios à haute densité, à 12 utilisateurs par périphérique, lors d’une faible densité. Ainsi, une entreprise de 1 000 employés pourrait utiliser de 80 à 85 imprimantes.
L’impression des besoins et du temps
D’autre part, les périphériques d’impression peuvent être à vocation unique, tout comme ils peuvent être multifonctions, par l’intégration de fonctions de télécopie, de reproduction et/ou de numérisation. Certains appareils multifonctions exécutent plus d’une fonction à la fois, et tout comme les imprimantes, peuvent intégrer des serveurs d’impression et des disques rigides qui emmagasinent les tâches en attente. Ainsi, à l’écoute des discours des fournisseurs, la tentation de recourir aux solutions tout-en-un devient forte.
La variété des besoins d’impression dans une organisation peut obliger l’exploitation d’une diversité d’imprimantes. Par exemple, dans une même organisation, l’obtention de copies d’épreuves nécessite une impression de qualité à résolution élevée, tandis qu’un document de travail de plusieurs pages requiert une rapidité d’impression. Également, la quantité et la variété des besoins de traitement de documents, en format ou en qualité, tout comme la fréquence des besoins concurrents dictent le caractère pratique du recours aux appareils fédérateurs.
De plus, les délais d’attente pour l’obtention de documents sont non négligeables, puisqu’ils peuvent résulter en des embouteillages de personnel en attente devant un périphérique. À l’inverse, des documents imprimés mais non récupérés peuvent rapidement s’empiler rapidement près des appareils, ce qui augmente des risques d’égarement.
Malgré les promesses théoriques des dépliants de vente et des fiches techniques, c’est l’évaluation sur le terrain qui fournira une réponse pertinence aux besoins en impression. Une observation des besoins au quotidien, en collaboration avec les ressources qui font l’usage des périphériques, permet de valider la valeur des alternatives.
Ainsi, le recours à des appareils distincts, à des périphériques dotés de modules de classement, ou bien à des imprimantes très rapides peut s’avérer essentiel dans certains contextes. À l’inverse, un appareil multifonction qui marie rapidité et versatilité peut être aussi efficace, mais les besoins pourraient nécessiter le recours à un appareil haut de gamme plus coûteux.
D’ailleurs, en prévision d’une croissance des besoins, le calcul d’une marge de manœuvre est essentiel afin d’éviter un manque de capacité à trop court terme.
Des coûts qui font impression
Le recours aux imprimantes semble facile pour les utilisateurs finaux, mais les impacts au niveau de l’exploitation et les coûts qui y sont associés ne sont pas négligeables.
Certes, une imprimante requiert des consommables, soit du papier et de l’encre liquide ou solide ou bien du toner. Or, les fabricants d’imprimantes ont adopté le principe du rasoir et des lames, où le périphérique est plus abordable et les cartouches d’encre sont plus onéreuses. Le remplacement des têtes d’impression et du tambour est également à considérer.
D’autre part, l’approvisionnement et l’entretien des appareils doivent être réalisés par des personnes ressources. Dans certains contextes de travail, il peut y avoir une relative urgence à ce que les périphériques soient rapidement fonctionnels. Ainsi, des appareils émettent des alertes en réseau pour indiquer l’épuisement ou la panne prochaine d’une imprimante, ce qui en facilite l’entretien, alors que des logiciels de gestion spécialisés aident au suivi des cycles de vie des périphériques
Toutefois, les ressources à l’interne doivent desservir l’appareil en un court délai pour ne pas retarder les processus de travail. Et si l’organisation a recours à l’impartition pour la maintenance, la négociation d’un contrat à service rapide peut empêcher des temps d’arrêt coûteux en productivité. De tels contrats, toutefois, peuvent également être assez coûteux pour l’organisation.
Sécurité et confidentialité
La mise en partage et la mise en réseau des imprimantes, qui de plus en plus intègrent des serveurs, peuvent créer des brèches dans la sécurité et la confidentialité de l’information qui peuvent être exploitées de l’extérieur comme de l’intérieur des organisations. Certaines dispositions législatives obligent le resserrement des pratiques d’impression des documents, tout comme la croissance des menaces potentielles rend inévitable la considération de ces enjeux.
Car les menaces ne sont plus théoriques : il y a quelques mois, CNET rapportait qu’un expert en sécurité a fait la démonstration, lors d’une conférence, de l’importance de traiter les imprimantes « comme des serveurs, comme des postes de travail », et qu’elles ne devaient pas être oubliées et devaient être gérées avec soin. La proaction constitue alors une pratique inévitable.
L’application de mesures préventives aura des impacts sur les processus de travail et sur le budget des organisations. Le recours à un logiciel de compilation des impressions, l’inscription d’un mot de passe sur un ordinateur ou sur une imprimante et même l’application de droits d’impression aux documents peuvent être efficaces. Il est également important de sensibiliser le personnel à l’application de bons comportements, comme la récupération rapide des documents dès leur envoi au périphérique.
Coûteuse couleur
Le recours à la couleur est de plus en plus moussé par les fournisseurs d’imprimantes, surtout avec la réduction du prix des périphériques laser. Si elle est agréable à utiliser pour les utilisateurs finaux de produits imprimés, elle quadruple ou quintuple rapidement les coûts en toner, surtout si n’importe quel contenu est imprimé par tout un chacun.
En conséquence, l’application de politiques restrictives, associées aux employées ou aux documents, peut être nécessaire pour prévenir les abus. L’attribution d’accès restreints aux appareils en couleur aux seules ressources qui nécessitent l’impression non monochrome peut aider à limiter les dépenses.
L’utopie du bureau sans papier
En théorie, l’informatisation devait réduire la consommation de papier, mais en pratique ce n’est point le cas.
Selon des statistiques fournis par l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture, de 1983 à 2003, la consommation de papier destiné à l’impression et à la rédaction, soit les feuilles de format 8 1/2 par 11, est passée de 1,1 M de tonnes métriques à près de 2,9 M de tonnes métriques au Canada. À l’échelle planétaire, la production est passée en vingt ans de 45,2 M de tonnes métriques à près de 97,2 M de tonnes métriques.
Dans le document La vie à l’ère numérique de Statistique Canada, paru en novembre dernier, l’auteur Georges Sciadas n’y va pas par quatre chemins : « (…) Une visite dans tout lieu de travail moderne confirmera que les imprimantes continuent partout de cracher des volumes impressionnants de papier, et que les bacs à recyclage de papier sont pleins. (…) Il semble que le courrier électronique a contribué à lui seul à faire augmenter de façon significative le volume d’impression. »
« Les estimations de l’augmentation du volume d’impression dans les entreprises, en raison de l’utilisation d’Internet et du courriel, se situent entre 30-35 % (Ivey Business Consulting Group, 2003) et 40 % (Sellen et Harper, 2001), selon la taille de l’entreprise. Si cela se trouve, les entreprises de déchiquetage prolifèrent comme jamais auparavant, et les imprimantes ont aussi réussi à faire leur entrée dans les foyers. Il semble bien pour le moment que l’ère numérique est avide de papier. »
Ainsi, le recours à l’impression en mode brouillon et à des tiroirs de papier recyclé pour les documents à corriger ou à utilisation éphémère, à l’impression au recto et au verso des feuilles de papier, ainsi qu’à la prévisualisation et à la réduction des documents pour éliminer les feuilles inutiles aideront à réduire la consommation de papier.
La fourniture de moniteurs plus grands, pour faciliter l’affichage de plusieurs documents à la fois, réduira également la consommation de papier. L’implantation d’un programme de récupération du papier est aussi une pratique organisationnelle impérative. Les coûts en consommables et les impacts environnementaux des impressions inutiles pourront ainsi être réduits.
