Depuis quelques décennies, les technologies de l’information facilitent grandement la production de contenus. Mais avez-vous en main tous, tous, tous vos documents?
Depuis les années 1980, l’ordinateur personnel a simplifié la rédaction de contenus de toutes sortes, qui vont du mémo au mémoire en passant par le chiffrier et le graphique en pointes de tarte. Avec la multiplication des postes de travail au sein des organisations, la quantité de documents rédigés augmente de façon exponentielle. Maintenant, où sont rendus tous ces documents?
Les scribes, les moines copistes et Gutenberg seraient aujourd’hui bouches bées s’ils pouvaient constater avec quelle facilité n’importe qui peut produire des documents à l’aide d’un ordinateur. De plusieurs semaines ou plusieurs mois, le temps de production d’un document a été réduit à quelques minutes ou quelques heures, selon la disponibilité de l’information ou de l’inspiration. Le papyrus, l’encre de Chine et la plume, les caractères de plomb et la presse en bois, et plus récemment la machine à écrire, ont été relégués aux musées et aux bons souvenirs. Maintenant, un assemblage de silicone, de métaux et de plastiques ainsi que quelques logiciels de source binaire permettent de produire en un tournemain des documents accessoires ou de la plus haute importance. Et l’impression est maintenant facultative, grâce à des disques magnétiques, des disques optiques ou de la mémoire flash qui permettent de stocker des données pour une consultation ultérieure.
D’ailleurs, les supports pour les documents informatisés ont également évolué. De la carte à poinçon, du ruban sur bobine et de la disquette de huit pouces, puis cinq et quart et trois et demie, nous sommes passés au disque compact et à la clé USB. Le stockage sur disque rigide, pour sa part, a subi des changements en matière de système de fichiers à quelques reprises au fil de l’évolution des technologies. Les logiciels de traitement de texte et les tableurs ont grandement évolué, passant de l’interface ASCII noir et ambre à l’interface stylisée et boutonnée, tandis que les systèmes d’exploitation sont apparus et disparus au gré des tendances et des préférences. Bref, la production de documents n’a jamais cessé de se métamorphoser.
Or, la transposition de la rédaction dans l’univers numérique a entraîné des enjeux que les documents en papier n’impliquaient pas. Si, dans les deux cas, une indexation appropriée et un classement ordonné facilitent la consultation des documents, la multiplicité des formats de fichier et de stockage des documents informatiques entraînent inévitablement des pertes et des oublis. Qui peut confirmer qu’absolument tous les documents produits depuis le recours au premier logiciel, à la première plate-forme informatique, ont été transférés sur les systèmes modernes? Se pourrait-il que des données d’intérêt résident sur des supports rangés on ne sait où, pour lesquels on ne possède plus le lecteur ou le logiciel nécessaire à la consultation?
De plus, avez-vous une idée de la quantité de documents qui ont été produits au fil du temps? Faites un exercice : dans votre gestionnaire de fichiers, recherchez tous les documents comportant une extension .doc ou .txt. Il est fort possible que vous sourcilliez à la lecture des titres ou des contenus de ces documents et que vous déclariez Mmh… je ne me rappelais pas d’avoir écrit cela…
