Les technologies de communication et la pratique « apportez vos appareils personnels » compliqueraient l’accessibilité aux documents publics.
Les commissaires à l’information du Canada ont demandé aux divers gouvernements du Canada, dans une résolution conjointe, de créer un obligation légale pour les entités publiques de documenter leurs délibérations, leurs actions et leurs décisions, afin de contrer une « culture émergente de prise de décisions sans traces écrites », qui compromettrait « l’obligation de rendre des comptes au public, les archives et la confiance des citoyens ».
Selon les commissaires, les demandes d’accès à l’information de citoyens se concluraient désormais trop souvent par des réponses qui affirment que les documents demandés n’existent pas, possiblement parce qu’ils n’ont jamais été créés.
« Sans documentation adéquate, les entités publiques compromettent leur capacité à prendre des décisions justifiées et à préserver des données historiques », soutiennent les commissaires au nom de la transparence.
Les commissaires ajoutent que les dossiers de documentation sur les raisons et explications des décisions d’entités du secteur public devraient pouvoir « être conservés adéquatement afin de préserver leur intégrité » et être « facilement récupérables quand ils font l’objet de demandes d’accès ».
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